безпечення цілісності даних . Після цього Access унеможливить запис в неключових таблицю такого значення загального поля, якого немає в таблиці ключовою.
Після встановлення цілісності даних Access включає дві додаткові опції: Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних полів .
Якщо вибрати першу опцію, то при зміні будь-якого значення ключового поля в ключовий таблиці Access автоматично оновить значення цього поля для відповідних записів у всіх зв'язаних таблицях. Наприклад, якщо в одного з студентів змінився номер заліковки в таблиці Студенти , то він автоматично повинен помінятися і в таблиці Іспити .
Вибір другої опції при видаленні однієї із записів у ключовою таблиці призведе до видалення тих записів в таблиці з боку "Багато", які мають таке ж значення ключа. Наприклад, якщо з таблиці Студенти видалити запис про один із студентів, то записи про результати зданих їм іспитів будуть видалені автоматично.
Для завершення процесу створення зв'язків, потрібно клацнути по кнопці Створити . Access намалює лінію між таблицями у вікні Схема даних , що вказує на наявність зв'язку між ними. На кінці лінії у таблиці з боку "один" буде намальована цифра 1, а на іншому кінці, у таблиці з боку "багато" - символ нескінченності. Після закриття цього вікна всі встановлені зв'язки будуть збережені.
Використання режиму таблиці
Введення, редагування і перегляд даних
Для здійснення цих дій потрібно відкрити базу даних в режимі таблиці:
В· перейти в вікно бази даних на вкладку Таблиці
В· виділити ім'я потрібної таблиці і клацнути по кнопці Відкрити .
Використовуючи горизонтальну і вертикальну смуги прокрутки, можна переміщатися на нові поля або запису таблиці.
У режимі таблиці можна не тільки переглядати дані, але і редагувати їх. Для цього використовуються звичайні прийоми редагування і клавіші переміщення між записами.
Якщо потрібно видалити запис цілком, то потрібно виділити її і натиснути клавішу Delete .
Для вставки нового запису в середині таблиці потрібно виділити рядок, перед якою повинна розташуватися новий запис, і натиснути клавішу Insert . На що з'явилася порожній рядку потрібно ввести дані. p> Для виділення повного запису потрібно клацнути мишею на галузі маркування даного запису. Для виділення значення поточного поля використовується подвійне клацання миші на ньому.
Після закінчення введення або редагування даних таблиці потрібно виконати команду Файл Зберегти запису .
Для полегшення введення і редагування даних Access дає кілька "гарячих" клавіш, призначення яких можна подивитися в розділі Робота з даними довідкової системи Access 97.
Використання Майстра підстановок при введенні даних в таблиці
Майстер підстановок дозволяє формувати для потрібного поля список значень, що може містити дані іншої таблиці або запиту, або складатися з фіксованого набору значень. В обох випадках Майстер підстановок полегшує введення даних і забезпечує їх достовірність. p> Наприклад, в базі даних Студенти-Іспити поле Номер заліковки є загальним для обох таблиць. При заповненні цього поля в неключових таблиці Іспити важливо, щоб його значення для кожного студента точно відповідали значенням в ключовий таблиці. Для цього значення поля Номер заліковки в таблиці Іспити найкраще представити у вигляді списку. Це позбавить від необхідності друкувати дані при заповненні цієї таблиці, запобіжить появі помилок при наборі і зробить введення даних більш наочним (рис. 4).
Комбінований список для поля Номер заліковки формується на основі даних пов'язаної таблиці Студенти . Для створення комбінованого списку потрібно увійти в режим конструктора таблиці Іспити, перейти в колонку Тип даних для поля Номер заліковки . З списку доступних типів полів вибрати елемент Майстер підстановок .
Перше діалогове вікно Майстра підстановок пропонує вибрати джерело формування списку: на основі даних таблиці запиту або фіксований набір значень. У даному випадку потрібно вибрати перший варіант. p> У наступному вікні з наведеного списку таблиць запитів слід вибрати таблицю запит, що є джерелом даних для списку. У нашому прикладі такою таблицею є таблиця Студенти , тому що вона послужить джерелом даних для списку номерів заліковок.
У третьому вікні Майстра підстановок зі списку Доступні поля потрібно вибрати поля, значення яких фігурують в списку. У даному випадку можна вибрати поля Прізвище і Ім'я , які зроблять список більш інф...
