Система LanDocs: ДІЛОВОДСТВО дозволяє виконувати такі основні функції:
В· реєстрація документів;
В· введення текстів документів і підтримка функцій роботи з файлами;
В· обмін документами і повідомленнями, напрям завдань на виконання;
В· контроль виконання документів і завдань;
В· робота в режимі заміщення виконавця;
В· відстеження діловодних зв'язків між документами, формування складноструктурованих папок;
В· навігація і пошук документів;
В· звітність з документообігу;
В· сканування паперових документів, робота з зображеннями документів (засобами LAN Image);
В· інтеграція з офісними додатками для роботи з електронними документами;
В· інтеграція із зовнішніми Windows-додатками;
В· розсилка завдань і сповіщень користувачам електронної пошти;
В· застосування електронного підпису виконання та контроль діловодних операцій над документами;
В· робота через Інтернет;
В· ведення довідників.
В
7. Документ у системі LanDocs
LanDocs - це система, орієнтована на роботу з документами. Документ у системі LanDocs являє собою сукупність даних по документу та інформаційних об'єктів, пов'язаних з документом - реєстраційної картки, файли і їх версії з текстом документа, відомостей по історії руху документа, електронного цифрового підпису та т.п. Таким чином, під документом, зареєстрованим у системі LanDocs, розуміють спеціальний інформаційний об'єкт - В«Документ LanDocsВ». ​​
Документ LanDocs - це сукупність трьох основних складових: реєстраційної картки, тексту документа (файл з текстом документа, прикріплений до реєстраційної картки), відомостей про історії роботи з документом (історії руху та виконання діловодних дій та операцій системи, пов'язаних з обігом до документа). При введенні документа в систему не просто вноситься інформація про документ і вводиться текст документа, а створюється новий інформаційний об'єкт - документ LanDocs, який при наявності тексту документа являє собою повноцінний документ.
В· Реєстраційний картка - заводиться на кожен документ (паперовий або електронний), який потрібно ввести в систему. Реєстраційна картка документа містить атрибути, що характеризують документ і службовці для пошуку документа. Атрибути реєстраційної картки, як правило, збігаються з реквізитами документа.
В· Файл документа (текст документа, містить текст, таблицю, зображення, звук і т.д.) - прикріплюється до реєстраційній картці та зберігається в системі в оригінальному форматі файлу (Без перетворень). Система дозволяє зберігати декілька файлів по одному документом і безлічі версій одного файлу. Перелік форматів файлів, дозволених до використання, визначаються адміністратором. Файл може бути імпортований в систему і визначений як перша версія тексту документа безпосередньо при створенні РК або в подальшому. Якщо документ існує у вигляді паперового оригіналу, то він може бути, то він може бути відсканований програмним модулем LAN Image, що викликається для виконання імпорту зі скануванням; надалі зображення документа буде зберігається в системі як електронний образ документа, представлений в графічному форматі.
В· Відомості про історію руху документа та роботи з документом - являють собою сукупність інформації, містяться в переліку повідомлень по документу і записів в протоколах роботи системи щодо інформація про застосовані електронні підписи.
В«ВиставаВ» документа в системі як В«Документа LanDocsВ» дозволяє надати документам LanDocs те ж функціональне призначення, яке мають і звичайні В«паперовіВ» документи: інформаційне, управлінське і правове.
8. Принципи захисту інформації та розмежування повноважень користувачів
Реалізовані в системі LanDocs механізми захисту інформації та розмежування повноважень користувачів дозволяють:
В· захистити від несанкціонованого входу паролем;
В· визначити права доступу користувачів до документів різного рівня конфіденційності;
В· персоніфікувати право доступу до документом, визначивши список осіб, які мають право роботи з документом;
В· шифрувати (кодувати) конфіденційні документи.
Система забезпечена захищений паролем входу в систему. При вході користувача в систему запитується його ім'я і пароль, після чого система надає йому можливість виконувати тільки функції, які надані користувачеві відповідно до його функціональними правами.
Додаткове розмежування повноважень користувачів по доступу до документів реалізується на підставу на підставі механізму рівнів конфіденційності.
Система забезпечує Права на файл - список операцій з файлами документів, які регламентовані для кожного файлу. Для файлу, вже введеного в документ, можуть бути призначені наступні права:
В· повернення до попередньої версії;
В· зміна імені ...
