узери як Internet Explorer, Opera, Mozilla і Google Chrome.
2.3 Вузькі місця і вдосконалення інформаційних систем деканату
Вузьким місцем в деканаті є, відсутність загальної інформаційної середовища. Яка, призводить до практичної неможливості отримати інформацію про тих чи інших бізнес - процесах, що протікають в навчальних закладах галузі, особливо в суміжних між відділами областях діяльності. Для того щоб вирішити дану проблему необхідно розробити автоматизовану систему управління (АСУ) яка повинна вирішувати не локальні завдання, а забезпечувати єдине середовище, в якій вирішуються завдання, що стоять перед підрозділами, навчальними закладами. АСУ - комплекс апаратних і програмних засобів, призначений для управління різними процесами в рамках технологічного процесу, виробництва, підприємства. АСУ застосовуються в різних галузях промисловості, енергетиці, транспорті і т.п. Термін автоматизована raquo ;, на відміну від терміна автоматична підкреслює збереження за людиною-оператором деяких функцій, або найбільш загального, целеполагающего характеру, або не піддаються автоматизації.
.4 Документообіг в деканаті
Університет це той заклад, в якому постійно і безперервно відбувається обмін документацією між підрозділами університету.
Документообіг - це діяльність з організації руху документів на підприємстві з моменту їх створення або отримання до завершення виконання: відправлення з організації та (або) напряму в архів. Також документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу. Розрізняють три основні потоки документації:
1. документи, що надходять з інших організацій (вхідні);
2. документи, що відправляються в інші організації (вихідні);
. документи, створювані в організації і використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).
Документи, що надходять в організацію, проходять:
1. первинну обробку;
2. попередній розгляд;
. реєстрацію;
. розгляд керівництвом;
. передачу на виконання.
У деканат постійно приходить документація різного характеру і виду. Це накази, списки, звіти, відомості і т.д. Документація, яка надходить в деканат, розглядається секретарем і далі передається декану або заступнику з навчальної, організаційній роботі. Після розгляду, документи передаються на кафедри або ж відправляються на виконання.
Деканат також вправі складати власні документи. Існує п'ять основних етапів документообігу.
1. Складання документа в момент здійснення господарської операції;
2. Передача документа в бухгалтерію;
. Перевірка прийнятих документів бухгалтером за формою, за змістом і арифметична перевірка;
. Обробка документів у бухгалтерії, яка включає:
. Здача документів на зберігання в архів.
Документообіг є особливо важливою діяльністю університету, оскільки саме від нього залежить працездатність навчального закладу. Для того щоб уникнути проблем з організацією документообігу, необхідно забезпечити оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.
3. Індивідуальні завдання
У перший день навчальної практики нас розподілили по структурним підрозділам університету. Мені треба було працювати в деканаті.
Я почав свою роботу з перевірки наявності дипломних робіт випускників денного навчання економічного факультету, кафедри менеджменту, туризму та економічної теорії. Переді мною стояло завдання перевірити наявність дипломної роботи і заповнити таблицю, внісши туди ПІБ студента, тему кваліфікаційної роботи і рік за допомогою текстового редактора Microsoft Office Word.
Така ж робота була пророблена для випускників заочного відділення економічного факультету, кафедри менеджменту, туризму та економічної теорії.
Після виконання цих завдань, ми з керівником заповнили акт про передачу всіх кваліфікаційних робіт в архів університету.
Далі я працював з документацією в деканаті. Було дано чотири різні документа для кожного випускника. Мені належало відсортувати їх об'єднати в один документ.
У процесі проходження навчальної практики мені було доручено скласти акт «про приймання та передачі документі...
