ують найменування матеріалів, номенклатурний номер, одиницю виміру, ціну і ліміт наявності матеріалів.
Облік руху та залишків матеріалів ведуть у картках обліку матеріалів. На кожен номенклатурний номер відкривають окрему картку, тому облік називають сортовим обліком і здійснюють його тільки в натуральному вираженні.
Картки відкривають в бухгалтерії і записують у них номер складу, найменування матеріалу, марку, сорт, профіль, розмір, одиницю виміру, номенклатурний номер, облікову ціну і ліміт. Після цього картки передають на склад, і комірник заповнює колонки приходу, витрат і залишку матеріалів.
Запис в картках комірник робить на підставі первинних документів (прибуткових ордерів, вимог-накладних та ін.) в день здійснення операцій. Після кожного запису виводять залишок матеріалів. Завдяки цьому склад своєму розпорядженні оперативними відомостями про стан запасів матеріалів. Якщо залишок матеріалів буде вище або нижче встановленої норми запасів, завідувач складом зобов'язаний повідомити про це у відділ постачання.
Ведення обліку матеріалів допускається також в книгах обліку матеріалів, які містять ті ж реквізити, що і картки складського обліку.
В умовах автоматизації облікових робіт та автоматизованого складського господарства замість карток складського обліку застосовують машинограми-відомості руху і залишків матеріалів. У них відображають ті ж дані, що і в картках складського обліку. На відміну від карток машинограми-відомості ведуть по складах і матеріально відповідальним особам. Машинограми використовуються для контролю за рухом і станом матеріалів на складі і оперативного управління виробництвом.
Первинні документи після запису їх даних в картки обліку передають у бухгалтерію. Лімітно-забірні картки передають у міру використання ліміту, але не пізніше 1-го числа наступного місяця. Здачу документів оформляють реєстром, в якому вказують найменування і номери документів, що здаються.
Щомісяця матеріально відповідальні особи складають звіти про наявність руху матеріальних цінностей і представляють їхні в бухгалтерію.
Усі первинні документи з руху матеріалів зі складів і підрозділів організації вступають у бухгалтерію. На цій стадії облікового процесу працівники бухгалтерії зобов'язані здійснювати дієвий контроль за законністю, доцільністю і правильністю документального оформлення операції з руху матеріалів. Після перевірки первинні документи піддаються таксуванні (множенням кількості матеріалів на ціну).
Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії здійснюється на основі використання оборотних відомостей або сальдовий метод.
При використанні оборотних відомостей застосовують два варіанти обліку матеріалів.
При першому варіанті в бухгалтерії відкривають на вид і сорт матеріалів картки аналітичного обліку, в яких записують на підставі первинних документів операції по надходженню і витраті матеріалів. Ці картки відрізняються від карток складського обліку лише тим, що облік матеріалів них ведуть не тільки в натуральному, а і в грошовому вираженні. Після закінчення місяця за підсумковими даними всіх карток становлять кількісно-сумові оборотні відомості матеріалів по кожному складу і підрозділу. У кожній оборотної відомості виводять підсумки сум по кожній сторінці, за групами матеріалів, за субрахунками, синтетичними рахунками і загальний підсумок по складу або підрозділу.
На основі зазначених оборотних відомостей складають зведену оборотну відомість, в яку переносять підсумки зазначених оборотних відомостей за групами матеріалів, субрахунками, синтетичними рахунками, по складах і підрозділам в цілому. Зведені оборотні відомості звіряють з даними синтетичного обліку.
При другому варіанті все прибуткові витратні документи групують по номенклатурним номерам і наприкінці місяці підраховані за документами підсумкові дані про надходження і витрати кожного виду матеріалів записують в оборотні відомості, що складаються в натуральному і грошовому вираженнях по кожному складу окремо в розрізі відповідних синтетичних рахунків і субрахунків. На підставі зазначених оборотних відомостей складають зведені оборотні відомості. При другому варіанті трудомісткість обліку значно зменшується, оскільки відпадає необхідність ведення карток аналітичного обліку. Але облік і в цьому випадку залишається громіздким, так як в оборотну відомість доводиться записувати сотні, а іноді і тисячі номенклатурних номерів матеріалів.
Більш прогресивний сальдовий метод обліку матеріалів. При сальдовом методі бухгалтерія не дублює складської сортовий облік ні з окремих картках аналітичного обліку, ні з оборотних відомостях, а використовує як регістрів аналітичного обліку карт...
