не для даної бази.
Запис - набір полів, що описують структуру зберігається в таблиці інформації (наприклад - які відомості про постачальників повинні зберігатися в таблиці); поля в одному записі повинні бути логічно пов'язані один з одним.
Поле - елементарна логічно неподільна одиниця інформації в базі даних (приклади полів: ім'я постачальника, контактна інформація і тд.); кожне поле повинно мати унікальне ім'я і тип; тип поля залежить від типу зберігається в ньому інформації; основними типами полів є: числовий, текстовий (текст до 255 символів), лічильник (цілі числа по порядку), поле MEMO (великий довільний текст), дата/час, грошовий, поле об'єкта OLE (будь-яке зображення); деякі поля в таблиці мають спеціальне використання і називаються ключовими.
Ключове поле (ключ) - спеціальне поле, що визначає унікальність кожного запису в даній таблиці; ключовим може бути будь-яке поле або група полів, аби вони мали унікальний набір значень для кожного запису в таблиці; в більшості випадків унікальність забезпечується введенням в запис спеціального поля - порядкового номера або, коли записи (тип-лічильник); при видаленні або додаванні в таблицю записів, унікальність значень цих полів відстежується автоматично; ключові поля мають і інше використання, наприклад - для сортування даних по порядку і для зв'язку таблиць один з одним.
Найпростіша база даних складається з однієї таблиці. Для зберігання даних про постачальників організації можна створити наступну найпростішу таблицю з ім'ям «постачальники» (табл. 1):
Таблиця 1
КодФІООрганізаціяАдресТелефон1Голубев Ігор ПетровічOOO «Константа» Г. Москва, вул. Першотравнева, д.198-915-365-43-122Комарова Ольга ВладіміровнаООО «Білий ведмідь» Г. Москва, вул. Нова, д. 548-965-916-24-44
Більшість реальних баз даних складається з декількох зв'язаних таблиць. Необхідність використання декількох таблиць пояснюється тим, що кожна таблиця по можливості не повинні містити записи, в яких багато повторюваних даних. Це з одного боку зменшує об'єм інформації, а з іншого - усуває надмірність інформації в таблицях і істотно підвищує ефективність використання бази даних.
Розбивка всієї збереженої інформації в базі даних інформації з окремих таблиць є досить складним і вимагає певних знань і досвіду. Основою подібного розбиття є спеціальний математичний апарат реляційної алгебри.
Існують спеціальні програмні системи, які на основі аналізу оброблюваних даних дозволяють знайти найкращу структуру бази даних. Якщо дві таблиці бази даних пов'язані між собою, то найчастіше тип цьому зв'язку визначається як «Один до багатьох», тобто одного запису в одній (головної) таблиці відповідає декілька записів в іншій (підпорядкованої) таблиці.
Зв'язок таблиць виконується за допомогою ключових полів: підлегла таблиця крім свого основного ключа містить поле, ім'я та тип якого зазвичай збігається з ключовим полем головної таблиці. Таке поле називають зовнішнім ключем.
Робота з пакетом Access вимагає виконання двох основних етапів:
· Створення бази даних;
· Використання бази даних для обробки інформації.
У свою чергу, створення бази даних починається зі створення нового файлу бази даних * .mdb і може виконуватися таким чином:
· Повний «ручне» опис структури бази даних як набору таблиць, записів і полів;
· На основі наявних заготовок - шаблонів баз даних (всього їх 22), з яких можна вибрати необхідні таблиці і поля.
Опис кожної таблиці включає в себе:
· Завдання імені таблиці;
· Визначення ключового поля (зазвичай це поле лічильника-коду), яке задається на першому місці в списку полів;
· Перерахування всіх інших входять в таблицю полів із зазначенням їх імені і типів.
Після опису таблиць треба встановити між ними зв'язок за допомогою зовнішніх ключів. Для цього використовується спеціальний візуальний інструмент, що запускається по кнопці «Схема даних» на панелі інструментів. Він дозволяє вибрати зв'язувані таблиці і за допомогою миші «протягнути» зв'язок між однойменними полями таблиць.
Після цього можна починати самий нецікавий, але необхідний етап - заповнення створеної бази інформацією. Для цього зазвичай створюються спеціальні об'єкти - форми. Їх призначення - введення і подальше редагування зберігаються в базі даних. Форма - це набір полів введення, відповідних полях конкретної таблиці. Найпростіше форму можна створити для конкретної таблиці автоматично за допомогою кнопки «Новий об'єкт/Автоформа». Кожній фі...
