і може використовуватися для введення, зміни або відображення даних з джерела даних. Як варіант, можна створити «вільну» форму, яка не пов'язана безпосередньо з джерелом даних, але яка все одно може містити кнопки, написи і інші елементи управління, необхідні для роботи програми.
Прив'язані форми можна використовувати для управління доступом до даних: з їх допомогою можна визначати, які поля або рядки даних будуть відображатися. Наприклад, деяким користувачам достатньо бачити лише кілька полів великої таблиці. Якщо надати їм форму, що містить тільки потрібні їм поля, це полегшить для них роботу з базою даних. Для автоматизації часто виконуваних дій у форму можна додати кнопки та інші функціональні елементи.
Прив'язані форми можна розглядати як вікна, через які користувачі можуть переглядати і змінювати базу даних. Раціонально побудована форма прискорює роботу з базою даних, оскільки користувачам не потрібно шукати те, що їм потрібно. Зовні приваблива форма робить роботу з базою даних більш приємною та ефективною, крім того, вона може допомогти в запобіганні невірного введення даних.
При роботі з базою даних для перегляду, форматування і узагальнення даних зазвичай використовуються звіти. Звіт - це форматований представлення даних, яке виводиться на екран, до друку чи файл. Вони дозволяють витягти з бази потрібні відомості і представити їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних.
При друку таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Microsoft Access відображає у звіті дані із запиту або таблиці, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.
До числа таких елементів відносяться:
Тема. Цей розділ друкується тільки у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виведення даних, таких як текст заголовка звіту, дата або констатуюча частина тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Щоб додати або видалити області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок/примітка звіту.
Верхній колонтитул. Використовується для виведення даних, таких як заголовки стовпців, дати або номери сторінок, які друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Щоб додати або видалити верхнього колонтитулу необхідно вибрати в меню Вид команду Колонтитули. Microsoft Access додає верхній і нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один з колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.
Область даних, розташована між верхнім і нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. У цьому розділі з'являються дані, роздруковуються для кожної з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів управління використовують список полів і панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати для властивості розділу Висота значення 0.
Нижній колонтитул. Цей розділ з'являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виведення даних, таких як підсумкові значення, дати або номера сторінки, які друкуються знизу на кожній сторінці звіту.
Примітка. Використовується для виведення даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз у кінці звіту. Незважаючи на те, що в режимі Конструктора розділ «Примітка» звіту знаходиться внизу звіту, він друкується над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту. Щоб додати або видалити області приміток звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок/примітка звіту. Microsoft Access одночасно додає і видаляє області заголовка і приміток звіту.
У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:
· Конструктор,
· Майстер звітів,
· Автоотчет: у стовпець,
· Автоотчет: стрічковий,
· Майстер діаграм,
· Поштові наклейки.
.7 Експорт та імпорт в Access
надає широкі можливості користувачам по перенесенню вже існуючих баз даних в середу MS Access. Приміром, якщо ви вели обробку інформації в MS Excel, експлуатували бази в середовищах dBase, Paradox або FoxPro, або ж просто зберігали свої дані в текстових файлах, і вирішили скористатися можливостями MS Access, - вам не складе труднощів перенести свої дані в цю середу.
З таким же успіхом ви можете експортувати свої дані з таблиць Access в більшість існуючих середовищ обро...
