ш легких для розуміння читачем моментів і поступово переходити до більш складних понять.
Вирішальні положення в тексті розташовуються по низхідній В«драбинціВ» важливості. Послідовність важливих фактів може визначатися їх цінністю.
язність тексту , узгодженість пропозицій один з іншому, полегшує сприйняття тексту читачем.
У ділових документах бажано формально висловити синтаксичні зв'язку. Для цього використовуються такі засоби: повтор слів; займенники, пов'язані до слова у попередньому реченні; союзи і вступні слова: отже, таким чином, понад те, з одного боку, з іншого боку. В якості засобу зв'язку в текстах документів також виступають причастя, які заміщають в тексті номенклатурні найменування та терміни: зазначений, наведений, наступний, даний, справжній, останній і т.п.: Підрядник зобов'язаний приступити до виконання робіт не пізніше триденного терміну після перерахування оплати. Зазначений термін необхідний для придбання матеріалів по даному замовленню.
У текстах контрактів (договорів) цю ж функцію виконують рольові позначення контрагентів (Замовник - Виконавець), заміщають розгорнуті номінації юридичних осіб.
Формально-логічний тип текстової організації проявляється в рубрикації.
Текст об'єднує логіка розвитку теми, яка дробиться на мікротеми, кожна з яких розглядається самостійно. При цьому неминучим виявляється використання паралельних синтаксичних конструкцій .
В· Договір
В· 1. Предмет договору
В· 1.1. Постачальник зобов'язується ...
В· 1.2. Покупець зобов'язується ...
В· 2. Відповідальність сторін
В· 2.1. У разі невиконання ...
В· 2.2. У разі відступи від умов договору ...
Один аспект теми виділяється абзацом. Абзац зазвичай об'єднує кілька пропозицій, але може складатися і з одного пропозиції. У тексті російською мовою абзац оформляється червоним рядком. У західноєвропейської традиції - пропуском рядка. Пункти і підпункти в документах позначаються арабськими цифрами: 1. 1.1. 1.1.1. 2. 1.2. 1.1.2. p> Залежно від складності ділення вибирається одно-, двох-або тризначне позначення пункту, підпункту. Підзаголовки пунктів надають діловим текстам підкреслено логічний, аналітичний характер.
Просте пропозиція може ділитися графічно на складові частини. Як правило, рубрикацією розбиваються однорідні члени пропозиції, нерідко вони ускладнюються причетними і дієприслівниковими оборотами, підрядними реченнями, вступними словами:
Посередник своєчасно попереджає Замовника:
про непридатність або недоброякісності товару, отриманого від Замовника;
про те, що дотримання вказівок Замовника в процесі виконання робіт, обумовлених договором, призведе до псуванні товару;
про наявність інших, не залежних від Посередника обставин, які загрожують погіршенням якості товару або неможливістю виконання умов цього договору.
Використання абзаців підкреслює структуру і внутрішню логіку документа.
Розуміти короткі пропозиції легше, ніж довгі. Тим не менш, упорядник документа зобов'язаний враховувати, що текст, складається з одних коротких речень, сприймається як примітивний. Послідовність однотипних за структурою пропозицій створює враження монотонності, тому слід чергувати прості і складні, односкладні і двусоставниє пропозиції, пропозиції з простим дієслівним і складеним іменним присудком.
Жанри ділової писемності об'єднує висока ступінь стандартизації, яка охоплює всі рівні мови - лексику, морфологію, синтаксис і текстовий рівень. У підсумку складається певний тип мови, що відрізняється консерватизмом, замкнутістю, непроникністю для іностілевие вторгнень, для прояву індивідуального стилю автора. Безособовість викладу виражається у відмові від інтерпретацій, оцінки подій, емоційних реакції.
Укладач документа повинен знати :
домінанту і основні риси офіційно-ділового стилю (тобто вимоги, які пред'являються до мови документа);
арсенал стійких формул і правила їх використання в тому чи іншому жанрі діловій письмовій мові;
характеристики жанрів та їх прихильність до тієї чи іншої ситуації ділового спілкування.
Укладач документа повинен вміти :
адекватно використовувати мовні кошти в тексті при дотриманий ии мовних норм; грамотно скласти проект документа і (або) відредагувати його.
