Для виконан 7нія виробничої програми підприємства визначають потребу в матеріальних ресурсах і набувають або виробляють їх. На поставку матеріалів, підприємство укладає договори з постачальниками, які визначають права, обов'язки і відповідальність сторін щодо постачання продукції.
Контроль за виконанням плану матеріально-технічного забезпечення за договорами, своєчасністю надходження та оприбуткування матеріалів здійснює відділ матеріально-технічного постачання. З цією метою у відділі ведуть відомості оперативного обліку виконання договорів поставки. У них зазначають виконання умов договору про постачання за асортиментом матеріалів, їх кількістю, ціною, терміном відвантаження та ін. Бухгалтерія здійснює контроль за організацією даного оперативного обліку.
Вступники на підприємство матеріали оформляють бухгалтерськими документами в наступному порядку.
Разом з відвантаженням продукції, постачальник висилає покупцю розрахункові та інші супровідні документи - платіжна вимога (у двох примірниках: один - безпосередньо покупцеві, інший - через банк, товарно-транспортні накладні, квитанції до залізничної накладної та ін. Розрахункові та інші документи, пов'язані з надходженням матеріалів, надходять до бухгалтерії, де перевіряється правильність їх оформлення, після чого їх передають відповідальному виконавцю з постачання.
У відділі постачання по надходять документам перевіряють відповідність обсягу, асортименту, термінів поставки, цін, якості матеріалів і договірними умовами. У результаті такої перевірки на самому розрахунковому або іншому документа роблять відмітку про повне і часткове акцепт (згоду на оплату).
Крім того, відділ постачання здійснює контроль за надходженням вантажів і їх розшук. З цією метою у відділі постачання ведуть журнал обліку вступників вантажів, у якому вказують: реєстраційний номер, дату запису, найменування постачальника, дату і номер транспортного документа, номер, дату і суму рахунку, рід вантажу, номер і дату прибуткового ордера або акта про прийом запиту про розшук вантажу. У примітках роблять відмітку про оплату рахунку або відмову від акцепту.
Перевірені платіжні вимоги з відділу постачання зраджують в бухгалтерію, а квитанції транспортних організацій - експедитору для отримання і доставки матеріалів.
Експедитор приймає на станції прибулі матеріали за кількістю місць і масі. При виявленні їм ознак викликають сумнів у схоронності вантажу, він може вимагати від транспортної організації перевірки вантажу. У разі виявлення недостачі місць або маси, пошкодження тари, псування матеріалів складається комерційний акт, який служить підставою для пред'явлення претензій до транспортної організації або постачальника.
Для одержання матеріалів зі складу іногородніх постачальників експедитору видають наряд і довіреність, в яких вказують перелік матеріалів, що підлягають отриманню. При прийманні матеріалів експедитор виробляє не тільки кількісну, але і якісну прийомку.
Прийняті вантажі експедитор доставляє на склад підприємства і здає завідувачу складу, який перевіряє відповідність кількості та якості матеріалу даними рахунка постачальника. Прийняті комірником матеріали оформляє прибутковими ордерами.
Прибутковий ордер підписують: зав. складом і експедитор.
Матеріальні цінності прибуткують у відповідних одиницях виміру (вагових, об'ємних, лінійних, числових). Якщо матеріали надходять в одній одиниці, а витрачаються в іншій, то вони враховуються одночасно в двох одиницях виміру.
При відсутності розбіжностей між даними постачальника і фактичними даними дозволяється оприбуткування матеріалів без виписки прибуткового ордера. У цьому випадку на документі постачальника проставляється штамп, у відбитках якого містяться основні реквізити прибуткового ордера. Кількість первинних документів при цьому скорочується.
У тих випадках, коли кількість і якість прибули на склад матеріалів не відповідає даним рахунку постачальника, приймання матеріалів проводить комісія і оформляє акт про приймання матеріалів, який служить підставою для пред'явлення претензії постачальнику. У складі комісії повинен бути представник постачальника або представник незацікавленої організації.
Акт складають також при прийманні матеріалів, що надходять на підприємство без рахунку постачальника (невідфактуровані поставки).
Якщо перевезення матеріалів здійснюють автотранспортом, то в якості первинного документа застосовують товарно-транспортну накладну, яку складає вантажовідправник у чотирьох примірниках: перший з них служить підставою для списання матеріалів та вантажовідправника; другий - для оприбуткування матеріалів одержувачем; третій -...
