розробці автоматизованої системи особлива увага повинна приділятися захисту даних від несанкціонованого доступу, їх резервуванню, контролю достовірності та ведення архівів, по яким можуть бути відновлені всі деталі роботи системи за минулий час.
3. Бухгалтерський облік матеріальних ресурсів
Комплекс завдань бухгалтерського обліку матеріальних ресурсів (цінностей) призначено автоматизації обліку руху матеріалів на складах підприємства, контролю за їх збереженням, розрахунку сум за балансовими рахунками, калькуляції фактичної собівартості виробництва в частині матеріальних витрат, аналізу виробничої діяльності підприємства в частині використання матеріальних ресурсів. Завдання можна функціонально розділити на три групи: обліку руху матеріалів на складах, розрахунків з постачальниками матеріалів і витрати матеріалів на виробництво.
Облік руху матеріалів на складах крім обліку надходження і витрачання матеріальних цінностей та контролю за їх збереженням включає в себе отримання документів аналітичного і синтетичного бухгалтерського обліку, що містять як підсумкові суми по кожному балансовим рахунком, так і розподіл цих сум за групами матеріалів, видами операцій і пр. Балансовий рахунок визначає, на які цілі витрачені матеріали - на основне виробництво, ремонтні роботи, господарські потреби і т.п.
На підставі прибуткових актів та вимог комплекс програм готує і видає оборотну відомість руху матеріальних цінностей, тобто які матеріали і в яких кількостях надійшли, а які відпущені зі складу. Зворотний відомість видається по складу, групами матеріалів, балансовими рахунками.
Облік розрахунків з постачальниками матеріалів полягає в наступному: по сплачених рахунках постачальників і прибутковими ордерами готуються і видаються відомості або довідки на термінали по заборгованості постачальникам, за матеріалами в дорозі (рахунки отримані, а матеріали - ні), за невідфактурованих постачання (матеріали прийшли, а рахунки - немає), за розрахунками з постачальниками та ін Всі програми видачі різних відомостей реалізують сортування і підсумовування за різними ознаками вже введених в ЕОМ даних.
Облік витрати матеріалів на виробництво здійснюється за вводиться в ЕОМ даними, що містяться в вимогах, за якими видаються матеріали з цехових складів, і в лімітно-забірних книжках, які заміняють в деяких випадках вимоги.
Такий облік здійснюється для розподілу витрат на матеріали з різних видів виробництв, виробничим підрозділам і конкретними замовленнями, для калькуляції фактичної собівартості. Введені в ЕОМ дані сортуються і підсумовуються за балансовими рахунками, статтями витрат і номерами замовлень по цехах і по підприємству в цілому. В результаті видаються відомості розподілу матеріальних цінностей за шифрами виробничих витрат і групами матеріалів, за балансовими рахунками, по витраті і балансовими рахунками невиробничих підрозділів.
