ого вище викладеного можна зробити наступні висновки:
Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи.
Формування справ грунтується на наступних принципах: у справу поміщаються виконані документи; справа формується за один календарний рік за винятком перехідних справ; документи постійного і тимчасового терміну зберігання поміщаються в різні справи; документи поміщаються у справи разом з їх додатками; плани, кошториси, звіти поміщаються у справи того року, до якого вони належать, перспективні плани відносять до року їх затвердження; в нутрії документи розташовуються в хронологічному, нумераційному або алфавітному порядку; товщина справи 30-45 мм (250 аркушів). При більшій кількості аркушів з'являється другий том справи, листи якого нумеруються окремо; якщо справа зберігається до 10 років, то воно проходить часткову підготовку, якщо більше, то - повну.
Повна підготовка справи складається з наступних пунктів:
1. підшивка правильності віднесення документів до справи;
2. видалення металевих частин;
. нумерація сторінок справи;
. складається засвідчувальний напис;
. якщо справа зберігається більше 10 років, то оформляється і прикріплюється на внутрішню обкладинку справи внутрішній опис його документів. Листи опису справи нумеруються окремо;
. оформляється обкладинка справи;
. протягом діловодного року документи для інформаційної роботи можуть бути видані зі справи, на їх місце оформляється лист-замінник;
. після закінчення діловодного року видача документів зі справи забороняється. Справа видається цілком. А на його місце оформляється карта-заступник;
. після закінчення діловодного року справа ще рік зберігається у структурному підрозділі. Але термін їх зберігання обчислюється з 1.01. року наступного за роком закінчення діловодства.
Часткова підготовка справи включає в себе наступні з вище зазначених пунктів: п. 1, п. 3, п. 6.
документ справу обкладинка систематизація
Список літератури
1.ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. С. 3
2.Ватоліна М.В. Організація роботи з документами Серія «Вища освіта».- Ростов н / Д: Фенікс, 2004. - 320 с.
. Ленкевич Л.А. Діловодство: навч. Посібник для учнів поч. проф. Навчальних закладів Л.А. Ленкевич.- М.: Видавничий центр «Академія», 2007. - 214 с.
. М.В. Кірсанова «Сучасне діловодство» 2001
