p align="justify"> Доцільно при великих обсягах документів накази з особового складу формувати у справи відповідно до певною дією, наприклад: про прийом на роботу, про відряджання, про преміювання, про надання відпустки, про звільнення.
Статути, положення, інструкції групуються в самостійні справи. Якщо ж вони затверджені розпорядчим документом і є додатком до них, то групуються разом із зазначеними документами.
Документи колегій групують в дві справи:
) протоколи засідань та прийняті рішення;
) документи до засідань колегій (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень).
Протоколи розміщують в хронологічному порядку і за номерами документи до засідань формують у справу згідно з номером того протоколу, до якого вони належать.
Затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки - групують окремо від їх проектів. Незалежно від часу складання чи надходження планові і звітні документи зберігаються в справах того року, до якого вони належать за змістом. Наприклад, план
на 2004 р., складений в 2003 р. повинен увійти у справи 2004 р., звіт за 2003 р., складений у 2004 р., зберігається у справах 2003
Документи, пов'язані з послідовністю діловодства (наприклад, особисті, персональні, арбітражні та ін) формуються за принципом «досьє», тобто окремої справи. За цим принципом доцільно формувати справи про видачу ліцензій, авторських свідоцтв (патентів). Всередині таких справ документи розташовуються, починаючи з ініціативного документа за хронологією.
Документи в особових справах зазвичай розміщують у такій послідовності:
? внутрішній опис документів справи;
? заяву про прийом на роботу;
особовий листок з обліку кадрів (або анкета);
? автобіографія;
? копії документів про освіту;
виписки з наказів про прийом на роботу (призначення на посаду), переміщення, звільнення;
доповнення до особового листка по обліку кадрів;
? інші документи, що відносяться до даної особи.
Особові рахунки робітників і службовців та інші документи по заробітній платі розташовують за алфавітом початкової літери прізвищ і групують в самостоятель ві справи в межах року.
Пропозиції, заяви, скарги громадян - формують окремо від звернень з особистих питань. Залежно від обсягу цих документів формують окремі томи на кожну букву алфавіту або об'єднують в одній справі документи заявників з початковою літерою прізвища (наприклад: від А до Д, від Е до К). Всередині справи кожне звернення громадянина і всі документи щодо його розгляду становлять окрему групу, одна справа відділяється від іншого чистим аркушем паперу.
Листування групується в межах календарного року і систематизується в хронологічній послідовності: лист-відповідь розміщується після надійшов листа-запиту. Хронологія дотримується й при підшивці ініціативних листів.
Квитанції, рахунки, наряди, накладні розміщують всередині справи в порядку номерів (іст. № 2, з 200-201).
Висновок
На завершення всь...
