Документація і документообіг.
ПЛАН
В 3
1. Основні етапи документообігу ............................................... ................ 4
2. Контроль за виконанням документів .............................................. ............ 18
3. Передача документів до архіву .............................................. .......................... 22
25
Список використаної літератури ............................................ ..................... 27
Вступ.
Документообіг - Це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших організацій до використання їх для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів. p> Тема організації роботи з документами в сучасних умовах має зараз велику актуальність, тому що від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-якої організації. p> У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
Мета даної курсової роботи полягає в тому, щоб дослідити основні етапи документообігу. <В
1. Основні етапи документообігу.
Складання та оформлення документів . Щоб документи могли служити достовірним підставою для бухгалтерських записів і мати юридичну силу, до їх складання пред'являються певні вимоги. Перш за все, не-обхідно, щоб документ був складений на бланку. Лише за відсутності бланків допускається складання документа на чистому аркуші паперу.
Бланки документів виготовляють на білому папері або на папері світлих тонів формату А4 (210х297мм) і А5 (148х210мм). Допускається використання бланків формату А3 (420х297мм) і А6 (105х148мм). p> Розмір полів бланка не менше мм:
20 - ліве;
10 - праве;
20 - верхнє;
10 - нижнє.
Написання документа проводиться чорнилом, хімічним олівцем, на друкарській машинці або засобами ме-механізації. Деякі документи, наприклад чеки, касові ордери та т.п., повинні заповнюватися тільки чорнилом. Чи не дозволяється заповнювати документи простим олівцем, тому що в таких документах легко стерти написане і замінити його іншим. Документ складається за певною формою, встановленою для документів даного виду операцій, з обов'язковим заповненням всіх необхідних реквізитів. Зміст документа слід викладати точно і ясно, щоб давати правильне відображення операцій в повній відповідності з дійсністю. Текст і цифри документа вимагається писати чітко і розбірливо, так, щоб не допускати можливості різного їх розуміння і тлумачення. У документі не слід допускати підчисток, помарок та інших дефектів, що викликають сумніви в його автентичності та правильності. Вільні рядки і графи на бланку документа необхідно прокреслювати з тим, щоб у цих прогалинах не могло бути що-небудь вписано або дописано згодом. У грошових документах (чеках, касових ордерах та ін) суму потрібно вказувати не тільки цифрами, а й прописом, тобто словами. Документ повинен бути забезпечений усіма підписами, необхідними для оформлення реєстрованої операції і додання документу юридичної сили. Підписувати документ слід розбірливо, щоб можна було прочитати прізвище підписала. Перед кожною підписом вказується посада да-ючої підпис.
Звідси випливає загальне правило складання документів.
Для правильного складання документа необхідно:
1. Заповнювати документ на бланку (а за відсутності бланка на чистому аркуші паперу) чорнилом або хімічним олівцем, або на друкарській машинці;
2. Суворо дотримуватися встановлену форму та реквізити документа;
3. Точно і ясно викладати зміст документа;
4. Чітко і розбірливо писати текст і цифри;
5. Незаповнені прогалини в бланку документа прокреслювати;
6. Суму в грошових документах вказувати цифрами та літерами;
7. Постачати документ необхідними, розбірливо зробленими підписами із зазначенням посади підписала.
Документи необхідно складати вчасно, тобто одночасно з вчиненням операції або безпосередньо слідом за її здійсненням. Своєчасність складання документів є найважливішою умовою правильності відображення операцій в документах і своєчасності записів їх в облікових регістрах.
Деякі документи складаються в декількох примірниках (з копіями). Це виконується зазвичай автоматично одночасно із складанням документа шляхом відбитку через підкладену під нього копіювальний папір.
Копії документів використовуються для різних цілей. Так, при акцептной формі розрахунків за відвантажену продукцію постачальник випису...
