ПІДГОТОВКА ЗВІТІВ.
1. Вибір виду ділового звіту.
Якими мають бути бізнес-звіти? p> Звіти в бізнесі можливі будь-яких форм і будь-якого обсягу:
Письмові і усні
Офіційні та неформальні
Традиційні та оригінальні
Односторінкові і багатотомні
Зроблені своїми силами або із залученням зовнішніх консультантів. p> Основні принципи складання письмових звітів однакові для всіх типів документів. Деякі організації використовують стандартизовані формати для різних рутинних звітів (наприклад, В«обсяг продажів за останній тижденьВ»). Багато звіти призначені для обміну інформацією всередині організації, тому друкарські їх співробітники часто використовують звіт у формі службової записки. p> Про особливості різних форм ділових звітів ми докладно розповімо у відповідних розділах даної глави. Не тільки вибір форми звіту, а й інші особливості його написання залежать насамперед від того, з якою метою готується звіт. Ніколи не торкайтеся до паперу або клавіатурі комп'ютера, не знаючи простого і точного відповіді на запитання: навіщо Ви це пишете? p> Крім здаються очевидними цілей, існує безліч причин, за якими поява даного звіту необхідно. Звіт рідко призначений тільки для запису інформації. Як правило, він повинен:
Інформувати і/або пояснювати;
Рекомендувати;
Мотивувати;
Запитувати або бути частиною дебатів;
Переконувати;
Посилювати (Попереднє обговорення/повідомлення);
Інструктувати. p> Зрозуміло, всі ці цілі не виключають одна одну. Можна ставити кілька цілей, але всі вони повинні бути ясні, і мати свої пріоритети. Цілі визначають не тільки те, що Ви хочете сказати, але і те, чого Ви хочете досягти сказаним; вони є бажаними результатами. Вони повинні допомогти вибрати точніше довжину, стиль, зміст тексту і т.д. для правильного викладу звіту. p> Пам'ятайте, що мета повинна бути конкретною, вимірної, досяжною, реалістичною і певної в часі. p> Написання хорошого звіту-дуже тонкий процес. Кажучи іншими словами, занадто легко розмити точний зміст того, до чого Ви прагнете. Одна пропозиція, фраза або навіть неправильно підібране слово може зменшити ясність і/або силу впливу написаного. І навпаки, незначні нюанси можуть поліпшити якість звіту. Одна особливо вдало обрана фраза здатна перетворити цілий розділ або параграф в щось вражаюче або запам'ятовується. p> Якість документа, природно, залежить від комбінації різних факторів. Якщо його тема не вивчена, а сам він написаний в поспіху, погано перевірений, позбавлений структури, наповнений жаргоном і порожніми пихатими офіційними словами, позбавлений стилю, викладено неправильним мовою і занадто довгий-він може призвести руйнівний ефект. p> Чому ж хороший документ-явище рідкісне? Причини можуть бути різними: вони пишуться в поспіху, моделюються за застарілою формою, занадто стандартизовані. Крім того, в них часто зустрічаються помилки, свідомо ускладнюють чи...
