Документи - це письмові свідоцтва про здійснення господарської операції, що дають юридичну силу даними бухгалтерського обліку. Документація служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку. За допомогою документів здійснюється первинна реєстрація скоєних господарських операцій. При складанні документів використовують типові бланки. Від своєчасності складання та якості документів значною мірою залежить якість самого обліку та накопичується на його основі звітності.
Документи класифікуються за такими ознаками:
За призначенням:
1. Розпорядчі - містять наказ, розпорядження або завдання керівника підприємства про вчинення певної операції, ці документи служать підставою для прийому-видачі грошей і матеріальних цінностей. До таких документів відносять: розпорядження про проведення інвентаризації; наказ про облікову політику; наказ про надання відпустки. Розпорядчі документи самі по собі не підтверджують того факту, що операція здійснена, і, отже, не є підставою для відображення в бухгалтерському обліку.
2. Виправдувальні (виконавчі) - засвідчують факт здійснення операції. Вони складаються в момент здійснення операції і свідчать про її виконання. До них відносяться: письмові акти; акти ліквідації об'єктів основних засобів; прибуткові та видаткові касові ордери. Ці документи є підставою для подальшої бухгалтерської реєстрації совершившихся операцій.
3. Документи бухгалтерського оформлення - складаються працівниками бухгалтерії за даними розпорядчих та виправдувальних документів. На практиці часто користуються документами, що поєднують в собі ознаки трьох перерахованих вище видів. Такі документи називаються комбінованими.
По порядку відображення в них операцій. Всі документи, крім чисто розпорядчих поділяються на:
1. Первинні - складаються в момент здійснення операції або відразу після неї: накладні, акти прийоми і вибуття.
2. Вторинні (зведені) - відбивають операції, вже зафіксовані в первинних документах. Вони узагальнюють первинні документи: звіти матеріально відповідальних осіб, авансові звіти.
За способом складання первинні та зведені документи поділяються на:
1. Разові - складаються одноразово в один прийом для відображення однієї або декількох операцій. До їх числа відносяться більшість первинних документів.
2. Накопичувальні - їх складають поступово для відображення систематично повторюваних операцій.
Ці документи остаточно формуються лише після закінчення встановленого терміну і тільки після цього вони служать підставою для бухгалтерських записів. До них відносяться: наряди на відрядну роботу, лімітно-забірні карти.
За місцем складання:
1. Внутрішні - документи, що складаються на даному підприємстві.
2. Зовнішні - складаються на іншому підприємстві і надходять на дане.
Всі бухгалтерські операції після їх перевірки і підрахунку повинні бути зареєстровані в певній послідовності на підставі первинних документів. Сукупність спеціально розграфлених аркушів паперу, пристосованих для реєстрації бухгалтерських проводок і записів по рахунках, називається обліковим регістром. В обліковому регістрі проводиться групування даних первинних документів за однорідними ознаками, які використовуються ля ведення бухгалтерського обліку та управління господарською діяльністю підприємства.
