Реферат
з інформатики
Тема: Програми, використовувані в діловодстві
Зміст
1. Бланк і його реквізити
2. Текстовий редактор Microsoft Word
3. Microsoft Excel
4. Програма ABBY Fine Reader
5. Робота з базами даних
6. Словники та перекладачі
7. Microsoft PowerPoint
Список літератури
1. Бланк і його реквізити
Велика частина документів оформляється на бланкахорганізацій.
Бланк - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної інформації.
Бланки можуть бути виготовлені друкарським способом або розроблені на комп'ютері. Інформація, розташована в документі, має строго певне призначення та місце розташування на аркуші паперу. Документ складається з елементів, званих реквізитами.
Реквізит - це елемент офіційного документа, найбільш часто використовуваний в практиці оформлення документів в управлінні.
У Гості зазначено перелік і таких реквізитів:
1 - державний герб;
2 - герб суб'єкта государства;
3 - емблема організації;
4 - код организации;
5 - код форми документа;
6 - найменування організації;
7 - довідкові дані про організацію;
8 - назва виду документа;
9 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа;
11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
12 - місце складання чи видання документа;
13 - гриф обмеження доступу до документа;
14 - адресат;
15 - гриф затвердження документа;
16 - резолюція;
17 - заголовок до тексту;
18 - позначка про контроль;
19 - текст документа;
20 - позначка про наявність додатка;
21 - підпис;
22 - гриф погодження документа;
23 - візи узгодження документа;
24 - друк;
25 - позначка про завірення копії;
26 - позначка про виконавця;
27 - відмітки про виконання документа і направлення його до справи;
28 - відмітка про надходження документа до організації;
29 - ідентифікатор електронної копії документа.
Залежно від типу і призначення документа, він може містити не всі реквізити. Перераховані вище реквізити документа мають строго певні місце розташування на бланку.
Кожен документ має три частини.
Заголовна частина містить реквізити, розташовані до тексту. Заголовна частина, у свою чергу, ділиться на ліву і праву половини. p> Основна частина містить інформацію по суті документа і додаток.
оформляла частина містить реквізити, розташовані після тексту.
Обов'язкові реквізити бланка
Залежно від типу і призначення, документ може містити не всі реквізити. Однак є група обов'язкових реквізитів, які повинні бути присутнім практично в кожному документі. Вони забезпечують юридичну силу документа.
В цю групу входять такі реквізити:
06 - найменування організації (повинно відповідати повному офіційній назві, зареєстрованій в установчих документах);
08 - найменування виду документа (вказується при підготовці документа на загальному бланку організації і повинно відповідати його змісту);
09 - дата (забезпечує юридичну силу документа);
10 - реєстраційний номер документа (це умовне цифрове або буквено-цифрове позначення, яке присвоюється документу при реєстрації і є важливою відмітною ознакою);
17 - заголовок до тексту (повинен відповідати на питання В«про що?");
19 - текст документа (основна частина документа, несуча інформацію);
21 - підпис (є обов'язковим реквізитом, як службового, так та особистого документа),
22 - візи узгодження документа (підписи фахівців організації, які брали участь у складанні документа або проводили його оцінку з точки зору правильності викладеної в ньому інформації);
27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи (Містить фактичну дату виконання документа і номер справи, в яку підшивається документ для зберігання).
Інші реквізити є додатковими.
2. Текстовий редактор Microsoft Word
Параметри сторінки
Орієнтація і розмір сторінки
Якщо документ виглядає краще в альбомної (горизонтальній) орієнтації, ніж у книжковій (вертикальної), можна змінити орієнтацію сторінки в діалоговому вікні Параметри сторінки. Необхідно дати команду Файл В® Параметри сторінки або клацнути двічі на сірій частині лінійки - відкриється діалогове вікно Параметри сторінки. Вибрати вкладку Розмір паперу. p> Для зміни розміру паперу відкрити розкривається Розмір паперу і задати потрібний розмір. Можна вибрати стандартний розмір паперу або довільний розмір для нестандартного бланка. У ц...
