1. Автоматизовані системи обробки облікової інформації. Призначення. Характеристики
Для управління підприємством необхідна різноманітна внутрішня і зовнішня інформація, серед якої особливе місце належить бухгалтерської інформації. В історичному плані поняття, склад, якісні та кількісні характеристики бухгалтерської інформації постійно зазнавали змін. Можна констатувати, що і сьогодні, незважаючи на значні зусилля бухгалтерської громадськості, вжиті наприкінці минулого століття з розробки єдиного підходу до складання бухгалтерської звітності, збереглися різні підходи до порядку формування та оцінки якості бухгалтерської інформації. Події останніх років (банкрутство відомих корпорацій Enron, WorldCom, Xerox, Рarmalat та ін.) Свідчать про наявність серйозних проблем, пов'язаних з розробкою нових підходів до процедур формування бухгалтерської інформації та підтвердження їх достовірності. Тому питання організації та методології бухгалтерського обліку за допомогою автоматичних систем обробки обліково-аналітичної інформації залишаються одними з найскладніших як в теорії, так і практиці бухгалтерського обліку.
Автоматизована форма обліку останнім часом набуває все більшого поширення у зв'язку з розширенням використання в організаціях різних форм власності засобів обчислювальної техніки. Яких-небудь жорстких форм, за якими ведеться облік, в даному випадку не встановлено: їх визначають виходячи з потреб замовника комп'ютерної бухгалтерської програми і технічних можливостей організації, що впроваджує автоматизовану форму обліку.
Як правило, за основу при розробці екранних форм обліку беруть відповідні форми, що оформляються на паперових носіях, - найчастіше журнали-ордери. При цьому частина несуттєвих реквізитів може опускатися при введенні даних з клавіатури комп'ютера, але при виведенні даних на паперові носії враховуються всі вимоги нормативних документів.
Первинні документи, які є підставою для відображення в бухгалтерському обліку результатів господарських операцій, складають на паперових носіях. Таким чином, одним із завдань бухгалтера на конкретному робочому місці є введення необхідних первинних даних з паперових носіїв в бази даних обчислювальних машин. В принципі, є можливість частину документів оформляти і обробляти в електронному вигляді. Однак процес впровадження такої схеми обліку істотно стримується недостатністю законодавчого та нормативного регулювання, а також тим, що в даному випадку можуть виникнути серйозні труднощі із забезпеченням збереження документів і з виключенням несанкціонованого доступу.
У практиці найчастіше використовується програмне забезпечення загального призначення, адаптоване під потреби конкретної організації, нерідко і створення програм за індивідуальними замовленнями. В останньому випадку програма не перевантажується функціонально; крім того, в ній можуть бути враховані побажання конкретних працівників, зайнятих на окремих робочих місцях, а також традиційна схема обробки облікової інформації.
Системи автоматизованої обробки облікових даних характеризуються наступним:
автоматизацією збору, передачі, систематизації та обробки інформації;
використанням крім звичайних носіїв бухгалтерської інформації машинних носіїв, кодифікацією операцій;
інтеграцією обліку на основі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, що дозволяє поєднувати бухгалтерський облік з податковим, оперативно-технічним і статистичним;
здійсненням програмної угруповання дебетових і кредитових оборотів за рахунками на основі принципу подвійного запису;
автоматизацією логічних операцій бухгалтерського обліку;
вирішенням завдань бухгалтерського обліку у двох режимах - регламентному і запитному;
отриманням вихідної інформації у вигляді друкованих регістрів, відеограм та машинограм;
можливістю отримання розшифровки друкованих даних по запитах користувачів.
Перевага автоматизованого обліку в істотно нижчою трудомісткості облікових процесів і можливості багаторазового використання одного разу введених даних (причому не тільки для цілей бухгалтерського обліку, але і для цілей оподаткування, аналізу, управління тощо). У файли і на друк можуть виводитися документи, представлені у вигляді облікових регістрів, форм звітності та допоміжних форм узагальнення, групування і деталізації бухгалтерської інформації. Основним її недоліком є ??необхідність здійснення додаткових витрат з перепідготовки бухгалтерських працівників і за змістом додаткового співробітника (або оплати послуг сторонніх організацій) для адаптації та підтримки програмного забезпечення. Крім того, можливість...
