ня. Документи цієї системи відіграють службову роль стосовно до організаційно-правових і розпорядчих документів. Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації у вищестоящу.
На основі резолюції керівника інформаційно-довідкові документи можуть стати підставою для прийняття якихось рішень або підготовки розпорядчих документів.
До складу інформаційно-довідкових документів входять: доповідна записка, службова записка, пояснювальна записка, пропозиція, уявлення, заява, всі різновиди листування, протокол, акт, довідка, висновок, відгук, зведення, список, перелік.
Всі ці види документів можуть створюватися у форматі електронного документа.
. 4Разновідності носіїв документів
У сучасному світі інформація є найціннішим ресурсом, зіставимо хіба що з часом. Інформація виконує безліч завдань у житті суспільства, забезпечуючи комунікаційне вплив всіх його складових, фіксуючи, зберігаючи і передаючи отримані і накопичені знання. І все ж ключову роль інформація відіграє саме в управлінні. Управлінська інформація фіксується в документах. Документ як носій інформації, є інформаційним ресурсом управління яким покладено на фахівців-документознавців. Наведемо кілька визначень поняття Інформація:
ІНФОРМАЦІЯ - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання (Дане поняття найчастіше використовується в даний час).
ІНФОРМАЦІЯ - зафіксована будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису, що містить у собі всю або основну частину мовної інформації документа.
На сьогоднішній день в Російській Федерації накопичені величезні запаси інформації, зосередженої в різноманітних базах і банках даних, на дискетах і CD-ROM, на інших носіях інформації. Ця інформація застосовується повсюдно - в бібліотеках, інформаційних центрах, музеях, архівах, освітніх установах та інших організаціях.
Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - одне з двох необхідних і обов'язкових доданків документа, без якого він існувати не може. Матеріальну складову документа визначає носій інформації (матеріальний носій) - матеріальний об'єкт, спеціально створений людиною і призначений для запису, зберігання та передачі інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливо.
Носій інформації (інформаційний носій) це - будь-який матеріальний об'єкт або середу, що містить (несучий) інформацію і що може досить тривалий час зберігати її у своїй структурі.
Носії інформації застосовуються для запису, зберігання, читання, передачі та розповсюдження інформації.
Розглянемо класифікацію носіїв інформації:
? за основним призначенням
. Загального широкого призначення (такі як папір);
. Спеціалізовані (тільки для цифрового запису);
? за кількістю циклів запису
. Для однократного запису
. Для багаторазового запису
? По довговічності
. Для короткочасного зберігання (накопичення)
. Для довготривалого зберігання
Найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Більшість сучасних документів, що функціонують в суспільстві, виконані на паперовій основі або замінниках паперу. Їх називають паперовими, т. Е. Мають паперовий носій.
У цих носіях інформація відображається у вигляді символів і образів. Така інформація віднесена до розряду документованої інформації і являє собою різні види документів.
До паперовим відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, кароти, образотворчі, нотні видання, перфострічки, перфокарти та ін.
Папір відповідає багатьом вимогам: відносно проста у виготовленні, доступна, в міру міцна, досить довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніше якість паперу - вона дозволяє тиражувати інформацію. Масове поширення інформації за допомогою друкарства стало можливим лише в результаті промислового виготовлення паперу.
Поява штучних носіїв на полімерній основі (шелак, поліхромвініл, напівпровідник, біомаса) поповнило видове різноманіття документів, здатних нести звукову мову, музику, рухоме і об'ємне зображення. Були створені грамплатівки, магнітні плівки, фото- і кіноплівки, магнітні та оптичні диски - матеріальні носії такої інформації, яка не може бути зафіксов...
