інформаційній базі; податкові звіти до податкових органів; бухгалтерські звіти в адміністрацію компанії; інформація про оплати постачальникам.
Вхідними інформаційними потоками в адміністрацію ТОВ «БМВ-трейд» є: з бухгалтерії бухгалтерські звіти; з відділу постачання рахунки постачальників; з інформаційної бази звіти про продажі.
Вихідними інформаційними потоками з адміністрації є розпорядження: для відділу постачання у вигляді плану продажів; для відділу постачання у вигляді лімітів на закупівлю товару; для бухгалтерії у вигляді розпоряджень на оплату рахунків.
Основний бізнес процес відділу продажів можна розділити на кілька умовних завдань. Перший етап - записати замовлення, на вході надходить інформація про необхідний товар (заявки) від клієнта, що на виході дає список товарів потрібних покупцеві. Наступний етап полягає в тому, що на вході надходить список товарів і інформація з бази даних про наявність та поставках товару, потрібно перевірити наявність необхідного товару на складі через інформаційну базу, і на виході видати два списки: товарів в наявності і список товарів під замовлення. На наступному етапі виписати рахунок, на вході надходять два списки з товарами. На виході виписується один або кілька рахунків. При виписці рахунку інформація про товари вводиться в інформаційну базу, а з неї вже роздруковується рахунок, який передається клієнтові, крім того передаються пропозиціями про можливу заміну аналогічними товарами. Наступний етап отримати оплату полягає в тому, що від клієнтів надходять оплати у вигляді готівкових грошових коштів або надходить інформація з інформаційної бази про банківські виписках, далі роздруковується список оплачених товарів, якщо товар оплачений безготівковим способом він резервується, якщо товар оплачено готівковим способом видається клієнту.
Наступний етап оформлення документів починається в надання клієнтом довіреності на отримання товару, після чого інформація про продаж вводиться в інформаційну базу, а з неї в свою чергу роздруковуються документи на продаж, документи підписуються, один примірник передається клієнту другий в бухгалтерію.
На діаграмі потоків даних ми бачимо, що вхідні потоки даних залишаються тими ж, але за рахунок внесення інформації про замовлення в базу даних на початкових етапах спрощується процес обробки заявки надалі крім того вдається позбутися від дублювання інформації в книзі замовлень.
Крім того інформацію про стан замовлення і очікуваних товарах співробітники відділу продажів отримують безпосередньо з бази даних, це дозволяє зробити процес виставлення рахунку та інформування клієнта про терміни надходження товару більш оперативним і не відволікати співробітників відділу постачання.
На малюнку 2.4 зображена діаграма потоків даних одягла постачання.
Перший етап це формувало?? Е замовлення, інформація тут надходить з бази даних, а так само від постачальників у вигляді прайс-листів та залишків на складах, а результатом є список товарів для замовлення. Наступне завдання це візування рахунки від постачальника. Рахунок на оплату передається в адміністрацію на підпис, а підписаний рахунок у свою чергу повертається з адміністрації у відділ постачання для подальшої роботи. Підписані рахунки передаються у відділ постачання. Наступне завдання оплата рахунку ...
