но готувати кімнати, а також складати прогнози і заповнювати звіти про прибуток. Замовлення на резервування номерів, отримані або через центральну систему резервування, або безпосередньо від клієнта, можуть бути оброблені, підтверджені і відповідним чином оформлені навіть до того, як працівник служби резервування закінчить телефонна розмова про замовлення номера. Інформація про наявність місць відбивається на дисплеях комп'ютерної мережі готелю, який може бути включена в загальну систему бронювання готельної ланцюга або працювати автономно. Система управління готельним підприємством незалежно від конфігурації здійснює накопичення даних в автоматичному режимі і здатна в частки секунди видавати за бажанням оператора інформацію про вільних і зайнятих номерах і доході на певну заявлену оператором дату як у минулому, так і в майбутньому. Коли готель використовує модуль Бронювання raquo ;, служба резервування або вводить нові дані, або отримує їх від комп'ютера центральної системи резервування. Після цього дані, що знаходяться в записах файлів про клієнтів, файлів прогнозів завантаженості, очікуваного прибутку негайно ж оновлюються.
Внутрішні системи резервування (тобто такі системи, які безпосередньо працюють на готельних підприємствах) спеціально розроблені з урахуванням специфічних потреб готельної індустрії. Ці системи управляють діяльністю готелю, з повагою ставлячись до потреб гостей, співробітників і менеджменту. Специфічними потребами та вимогами кожного окремого готелю визначається, закуповується чи обладнання для системи резервування окремо, або ж воно закуповується і потім працює як частина загальної системи управління готелем.
Модуль резервування комп'ютерної системи управління готелем дозволяє співробітникам швидко і чітко відповідати на телефонні дзвінки із заявками на розміщення. Модуль значно скорочує паперову роботу, необхідність фізичної обробки інформації та інші канцелярські процедури. Це дає можливість співробітникам приділяти більше персонального уваги позвонившим і для просування різних послуг, пропонованих готелем.
Первісна процедура складання запиту створює запис про резервування, яка є початком готельного циклу гостя. Запис про резервування ідентифікує гостя і його потреби до того, як він прибуде в готель, і дозволяє готелю персоніфікувати сервіс і оптимізувати графік роботи персоналу. Крім того, Модуль резервування може складати звіти, необхідні для менеджерів. Нижче перераховані найбільш типові функції, що привласнюються модулю резервування. До цих функцій відносяться:
* Запити на резервування
* Обгрунтування готовності номерів до здачі
* Створення записів про резервування
* Підтвердження резервирований
* Підтримання записів про резервування
* Створення звітів
Заявка на резервування може бути отримана особисто, по телефону, поштою або через інтерфейс зовнішньої системи резервування. Незалежно від походження, заявка на резервування переформатується працівником служби бронювання в запит на резервування. Цей запит зазвичай містить таку інформацію:
* Дата прибуття
* Тип і кількість потрібних кімнат
* Кількість ночей
* Код розцінки номери (стандартний, спеціальний, пакет послуг і т.д.)
* Кількість осіб в номері
Співробітник, що приймає резервування, вводить ці дані в комп'ютер відповідно до чітко визначеної процедурою запиту. Одночасність обробки даних дозволяє досягти сумісності з реальним часом. Це означає, що співробітник, приймає заявку, отримує необхідну інформацію від системи для того, щоб відповісти на заявку який зателефонував клієнта протягом телефонної розмови. У багатьох модулях резервування сумісність з реальним часом створена для того, щоб забезпечити швидку відповідь (в межах п'яти секунд) і, таким чином, дати можливість співробітникові відредагувати, змінити або поліпшити запит, поки подзвонив ще може дати свої коментарі. Як тільки запит узгоджений з даними про номерах, доступних до продажу, PMS (property management system - система управління готельним підприємством) записує і блокує цей номер, виключаючи його з файлу номерів, доступних до продажу.
У момент введення в комп'ютер запит на резервування порівнюється з даними про наявність вільних номерів відповідно до алгоритмом, заданим системі. Алгоритм - це комп'ютерна формула, створена для продажу номерів відповідно зі специфічним зразком (по зонам, поверхах, блокам і т.д.)
На запит про резервування система може дати такі відповіді, які з'являться на екрані дисплея:
* Ухвалення або відмова у прийнятті запиту на резерву...
