вання
* Пропозиція альтернативних варіантів типу номерів або розцінки
* Пропозиція зупинитися в іншому готелі
Як тільки заявка на резервування отримана і номер заблокований, система вимагає, щоб працівник служби бронювання заповнив запис про резервування, запровадивши необхідну інформацію, таку як:
. Персональні дані гостя (ім'я, адреса, номер телефону)
. Час прибуття
. Класифікація резервування (попереднє, підтверджене, гарантоване)
. Дані подзвонив (агентство або секретар)
. Спеціальні вимоги (удосконалення умов, дитяче ліжечко, зона некурящих і т.д.)
У неавтоматизованих готелях зазвичай потрібно, щоб ця інформація була отримана раніше в процесі резервування. Однак, комп'ютеризована система резервування не вимагає зайвої роботи при зборі цієї другорядної інформації. Часто це виявляється зручніше як для осіб, які вчиняють замовлення, так і для персоналу готелю. Наприклад, якщо після отримання всієї цієї інформації система відмовила в прийнятті замовлення, виявиться, що працівник служби бронювання і гість витратили час на збір інформації, яка потім не придалася.
Система управління готелем може автоматично складати листи про підтвердження резервування в день отримання замовлення на резервування. Інформація може бути отримана із запису про резервування і роздрукована на спеціальному бланку готелю. Лист про підтвердження зазвичай містить таку інформацію:
. Ім'я та адреса гостя
. Час і дату прибуття
. Тип, кількість і вартість номерів
. Кількість ночей
. Кількість осіб в групі
. Класифікація резервування (попереднє, підтверджене гарантоване)
. Спеціальний сервіс, необхідний гостям
. Вимога депозиту або передоплати
. Зміна початкового резервування (додатково підтвердження, зміна або скасування)
. Можливість скасування замовлення
. Ціна за номер за ніч
Підтвердження резервування можуть бути віддруковані в будь-який час. Однак, зазвичай вони друкуються як частина потоку продукції, виробленої під час щоденної модифікації системи. Оновлення даних у системі виконує багато функцій нічного аудиту, виробленого в неавтоматизованих готелях. Модифікація системи проводиться щоденно з метою складання звітів, реорганізації системних файлів, підтримки системи та забезпечення тимчасових рамок кінця дня.
Записи про резервування зберігаються в електронних файлах, розділених за часом прибуття гостей (рік, місяць, день), назві групи, імені гостя. Така організація файлів і метод виправлення файлів найбільш підходить для оптимізації роботи модуля резервування, оскільки гості часто приїжджають раніше встановленої дати, змінюють дату, скасовують замовлення або підтверджують його повторно. Наприклад, якщо клієнт хоче скасувати замовлення, працівник служби бронювання повинен швидко отримати доступ до потрібної записи про резервування, змінити її і зробити скасування.
Інформація із записів про резервування може бути використана для створення бланків попередньої реєстрації.
Крім того, модуль резервування може взаємодіяти з іншими функціями служби прийому. Інформація про резервування може бути використана таким чином:
Роздрукувати на картках для збільшення швидкості процедури прописки
Використана як база для роздрукування фоліо гостей для внутрішнього користування готелю і аркуша інформації про гостя (який може бути складений в алфавітному порядку або відповідно до номерами кімнат)
переправлені для подальшої обробки у файл про комісійних для агентів
переформатувати для включення в файл історії гостя
Так само як і багато інших комп'ютерні програми, кількість і вид звітів по модулю резервування функціонально пов'язані з потребами користувача, можливостями програмного забезпечення і змістом бази даних. Внутрішній модуль резервування готелю розробляється з метою максимізації продажу номерів шляхом ретельного моніторингу кількості вільних номерів та надання детального прогнозу доходу від здачі номерів. Комп'ютерний звіт про кількість вільних номерів показує щоденне кількість вільних номерів кожного типу.
Звіт про передбачувані доходи показує майбутні доходи, множачи пророкує зайнятість у майбутньому на існуючі в готелі розцінки. Замінив неавтоматизовану систему резервування, модуль резервування може так само складати і інші звіти:
