тні, коли частина документа віддрукована, а частина заповнюється при складанні, і типові, створені для групи однорідних підприємств. Як правило, всі типові й трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах. - За термінами виконання: термінові, що вимагають виконання у визначений термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлений; - за походженням: службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними; - за видом оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати; - за коштами фіксації: письмові, графічні, фото кінодокументи
Телефонограма (ТФГ) - запис повідомлень на відстані з голосу. Документ, що містить оперативну інформацію, передану усно по каналах телефонного зв'язку. Службове лист-спосіб обміну інформацією між організаціями, підприємствами, фірмами. Довідка - це документ, що містить підтвердження подій, фактів. У діловодстві підприємства найчастіше за все складаються довідки, що підтверджують роботу та оплату праці працівників. Керівництво підприємства зобов'язане видавати на прохання співробітника довідку про роботу в даній організації. Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 х 297) і А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації. Кожен вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення. Найменування виду документа (за винятком листів вказується на бланку). До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально коротким, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання В«Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5. Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку. При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата. Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якого надсилається документ. Якщо документ громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача. br/>
. особливості мови і стилю комерційної кореспонденції
Нову епоху в процесі стандартизації відкрила машинна обробка та комп'ютеризація діловодства. Вибір і закріплення в практиці одного мовного варіанта з декількох можливих виправдано економічно, диктується вимогами все ускладнюється економічної та соціально-політичного життя суспільства, технічним прогресом. Використання стійких формул, прийнятих скорочень, однакового розташування матеріалу при оформленні документа характерно для типових і трафаретних листів, анкет, таблиць, текстів-аналогів і т.п., дозволяє кодувати інформацію, закріплюючи певні мовні засоби за типовою ситуацією. Процес створення трафаретних текстів полягає у виділенні для групи однотипних текстів постійних частин, що містять заздалегідь відому інформацію, і прогалин для вписування мінливих відомостей. Як правило, це номінації, дати оформлення, підписання документа, зазначення вартості, кількості, форми поставки товару (обладнання), обсягу робіт тощо Трафаретні тексти з постійним і мінливими частинами іменуються бланками. В«Бланк - це свого роду ідеальна основа ділової папери, в заповненому вигляді це той еталон, до якого вона прагне і якого досягає. У бланку жорсткість форми зводить до нуля всі можливості кількох тлумачень В», - справедливо зауважує П.В. Веселов, один з найбільших фахівців в області документної лінгвістики. Стандартизація мови документів виробила особливі типи текстової організації: трафарет, анкета, таблиця. Анкета являє собою згорнутий текст у вигляді номінацій родовідового відповідності. Таблиця являє собою ще більш ємну організацію документа: постійна інформація розміщена в заголовках граф і боковика (заголовків рядків), а змінна - в елементах таблиці. Дані типи текстової організації можуть використовуватися в різних жанрах ділової документа листочки: анкетних методом можна змоделювати кадрові анкети, накази, доповідні, пояснювальні записки; в табличній формі можуть бути представлені наступні види документів: штатний розклад, структура штатів, графік відпусток, кадрові накази. Трафаретними часто бувають договори, ділові листи. Трафаретізаціідокументів, таким чином, обумовлює високий ступінь інформативної ємності тексту завдяки згортання висловлювання і можливості дешифрування (за допомогою машинної обробки в тому числі), розгортання його в повну структуру. Пр...
