ВСТУП
Суттю будь-якого документа є текст. Від того наскільки чітко і ясно складений текст службового документа, дані вказівки до виконання документа, нерідко залежить успіх справи. Текст несе основне навантаження. Звідси часто і виникають складнощі з його складанням.
Враховуючи постійне збільшення обсягів інформації, стрімкий розвиток і впровадження нових технологій, вміння грамотно і ємко висловлювати думку набуває принципового значення як заставу легкого та комфортного її сприйняття.
Слід пам'ятати, що службовий документ покликаний спонукати до якого-небудь дії, зацікавити адресата, переконати його. Це досягається аргументованістю і логічністю наведених фактів і доводів. Крім того, документ повинен бути бездоганний і в юридичному відношенні.
Найважливішими є вимоги достовірності (відображення фактичного стану справи) і об'єктивності документа при повноті (вся необхідна інформація по суті питання), точності, яка виключає можливість двоякого розуміння.
Для того щоб скласти текст найкращим чином, важливо пам'ятати головне: документ не формальність, не просто інформація до роздумів, а головний посередник у ході ділового листування і перший помічник у вирішенні управлінських питань.
Мова ділового документа склався у сфері управління в останні 100-150 років. Його визначають як офіційно-діловий. У результаті тривалого розвитку в офіційно-діловому стилі виробилися такі мовні засоби і способи вираження змісту, які забезпечують найбільш ефективним чином фіксацію управлінської інформації.
Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, які визнаються нормою общелитературного слововживання, а також у значеннях, традиційних саме для ділових документів, які не порушують їх стилістичного однаковості і відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови .
До стандартних аспектам мови ділового документа відноситься уніфікація скорочень. Як правило, скорочуються словосполучення, що характеризуються високою частотністю вживання. Скорочуються терміни, назви організацій, відомі правові акти, зводи законів, номенклатурні знаки самого різного властивості, текстові позначення і т. д.
Усі скорочення слів і найменувань в документах повинні бути загальноприйнятими і зрозумілими. Слід пам'ятати, що насиченість тексту скороченими написаниями в цілому знижує офіційний тон документа. Щоб не помилитися у виборі скорочень, потрібно користуватися словником скорочень.
1. Вимоги до тексту СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Текст офіційного документа - інформація, зафіксована будь-яким типом листа або будь звукозапису, що містить у собі всю або основну частину мовної інформації документа.
Текст документа за структурою, прийнятим формулювань, стійким синтаксичним конструкціям безпосередньо пов'язаний з видом (лист, наказ, протокол, акт і т. д.) і різновидом документа (наказ по основній діяльності або наказ по особовому складу , лист-пропозицію або гарантійний лист, акт ревізії каси або акт про виділення до знищення документів і справ з термінами зберігання тощо).
Разом з тим можна виділити загальні вимоги до текстів службових документів:
