арактеристиці повинно відповідати його назві в облікових документах. p> Для групової характеристиці дається типове або узагальнена назва групи фондів, включених в характеристику. Для групової характеристики, об'єднуючою послідовно змінювали один одного організації з родинними функціями, назвою може служити перерахування в хронологічній послідовності цих фондообразователей.
Основне вимога, пропоноване до характеристики фонду, полягає в тому, щоб вона відображала основний зміст документів фонду, давала чітке уявлення про обсязі та характеристиці його документної інформації. Максимально повне охоплення змісту документів фонду без зайвий деталізації можливий при чітко намічених межах опису, що залежать від цільового призначення даного виду довідника.
Мета характеристики фонду в цілому - дати необхідну і достатню інформацію про склад і зміст документів фонду та адресу інформації. Необхідність і достатність інформації визначається тим, що в характеристиці фонду відображаються основні напрямки діяльності організації, зафіксовані у її документах, з урахуванням специфіки е діяльності. Виконанню цього завдання служать всі елементи характеристики фонду: назва фонду, довідкові дані про фонд, історична довідка, анотація, бібліографічний список літератури про фонд.
Кожен елемент характеристики фонду несе певне інформаційне навантаження.
Назва фонду - обов'язковий елемент характеристики, який може дати вказівку:
1) на історичну епоху діяльності фондоутворювача;
2) назва фондообразователя, його функції в державному апараті або галузі економіки, культури тощо;
3) масштаб діяльності фондоутворювача, який міститься в поняттях В«губернськийВ», В«ОбласноїВ», В«волоснийВ», В«повітовийВ» і т.д. У той же час за назвами фондів підприємств не можна, як правило, встановити масштаб їх діяльності;
4) місцезнаходження фондообразователя.
Довідкові дані про фонд повідомляють пошукові відомості у вигляді номера фонду; обсяг фонду дозволяє судити в певній мірі про збереження документів, склад фонду. p> Хронологічні рамки документів дають інформацію про їх приналежність до певної історичній епосі та їх збереження за весь або частковий період діяльності фондообразователя, що разом з характеристикою обсягу фонду дає уявлення про можливий зміст фонду. Відомості про наявність науково-довідкового апарату до документам фонду вказують подальші пункти пошуку інформації.
Важливою частиною фонду є історична довідка, яка допомагає розкрити суть історичних і логічних зв'язків документів описуваного комплексу, усвідомити характер і правильно оцінити зміст документів, включених до анотацію. Історична довідка є свого роду введенням до анотації, даючи загальне уявлення про місце даної організації у системі державного апарату, періоду її діяльності, масштабі і функціях (якщо назва фонду не повідомляє ці дані).
Анотація складу і змісту документів фонду являє собою короткий узагальнений опис складу документів та їх змісту.
В анотації може бути вказана хронологія теми, питань і окремих груп документів і позначені їхні графічні кордону.
У характеристику фонду може включатися бібліографічний список літератури про фонд. У відповідно до чинних державних стандартів у ньому дається опис видань з історії фондоутворювача, довідників і досліджень про документи і публікаціях документів фонду.
Основну частину путівника доповнює характеристика друкованих видань, в якій наводяться відомості про кількість друкованих видань, їх хронологічних рамках, анотується їх склад і зміст, відзначається наявність рідкісних видань, видань мовами народів РФ і іноземних мовах, журнального фонду, персональних і колекційних зібрань, системи каталогів.
Характеристика невеликого за обсягом фонду друкованих видань може бути дана в передмові до путівника.
4.2 Довідковий апарат до путівника
Основними елементами довідкового апарату в путівнику являются: титульний аркуш, зміст, передмова, список скорочень, покажчики.
Слід знати, що титульний лист не тільки завершує оформлення довідника, а й містить основні відомості довідково-ориентирующего характеру. Це - інформація загального характеру про підвідомчість даного архіву, назві архіву та назві довідника, про місце і час видання.
Для підвищення інформативності змісту доцільно включати в нього посторінковий перелік не тільки розділів, підрозділів, а й рубрик. Зміст несе певну інформаційне навантаження, показуючи основні ступені систематизації, даючи конкретну і наочну інформацію про структуру опису комплексу документів у цілому.
Передмова включає загальні відомості з історії архіву, на документи якого складено даний довідник, за складом і змістом документів та побудові довідника. Історія архіву дається дуже коротко, висвітлюються такі питання, як історія комплектування архіву, його обсяг і профіль.
Основна увага...
