у передмові приділяється характеристиці матеріалів і принципам побудови довідника. Як правило, дається загальна оцінка зберігаються документів. Основний акцент робиться на ті аспекти їх змісту, які становлять специфіку даного архіву.
Крім того, вказується обсяг, ступінь збереження документів, приводяться відомості про опублікованих документах архіву. У передмову слід включати відомості про матеріалах, що відносяться до профілю архіву, але зберігаються в інших архівах, бібліотеках, музеях. За відсутності в путівнику списку непрофільних фондів, зберігаються в архіві, в передмові доцільно обумовити їх наявність у складі архіву.
В останній частині передмови подано відомості про принципи побудови довідника; складі характеристик, довідкового апарату та додатків. p> Вибір інших елементів довідкового апарату залежить від призначення і форми видання. Для багатотомних видань становить довідковий апарат як для всього видання в цілому, так і для окремих томів.
Методика складання списку скорочень, покажчиків і змісту до путівникам аналогічна методиці підготовки цих елементів довідкового апарату до опису.
Глава 5 Огляди документів та інші архівні довідники
Огляд архівних документів - тип архівного довідника, що включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів, доповнені в необхідних випадках источниковедческим аналізом цих документів.
Комплекси документів, відомості про яких включаються в огляд, можуть бути пов'язані між собою єдністю походження або єдністю змісту. Залежно від цього розрізняють два види оглядів: огляди архівних фондів і тематичні огляди документів.
Огляд архівного фонду - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів архівного фонду з їх источниковедческим аналізом.
Тематичний огляд документів - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів одного або декількох архівних фондів з певної теми з источниковедческим аналізом цих документів.
5.1 Характеристика документів в огляді
У характеристиці документів викладаються відомості про документи.
Схемами побудови оглядів архівного фонду є:
1) структурна;
2) галузева;
3) тематична;
4) хронологічна;
5) номінальна. p> Для тематичного огляду документів використовуються такі схеми:
1) галузева;
2) тематична;
3) хронологічна.
Як видами, структурна і номінальна схеми застосовуються тільки за складанні оглядів фондів. Застосування інших схем можливо як при складанні оглядів фондів, так і при складанні оглядів фондів, так і при складанні тематичних оглядів.
Відомості про склад і зміст документів в оглядах прийнято називати анотацією. Анотація може складати як на групу однорідних за змістом справ і документів, так і на окремі справи і документи. Залежно від цього анотації називаються або груповими, або індивідуальними.
Источниковедческая характеристика документів допомагає краще показати їх значення і цінність, дає можливість детально скласти більш об'єктивне уявлення про характер і зміст документів, ступенем їх важливості, а, отже, їх подальшого використання.
В оглядах відомості про анотації документів супроводжуються точними пошуковими даними, які повинні забезпечити швидке розвідку обдивляють матеріалів.
Склад пошукових даних в оглядах архівних фондів складається з номерів описів та одиниць зберігання. Необхідно позначення номерів аркушів, якщо анотується окремі документи . p> Пошукові дані вказуються поруч з анотацією документів, і полягає в круглі дужки. br/>
5.2 Довідковий апарат до огляду
В
Розглянемо другу частина оглядів документів - довідковий апарат.
На титульному аркуші огляду архівного фонду після назви архіву вказується тип довідника - Огляд фонду, номер фонду, крайні дати документів, рік видання або рік складання огляду.
На титульному аркуші тематичного огляду після вказівки типу довідника слід назва теми огляду, крайні дати документів по темі, рік видання огляду.
Передмова до огляду архівного фонду складається за аналогією до опису.
У передмові до тематичним огляду в історичній частині характеризується тема, обгрунтовується її актуальність, а історія фондоутворювача дається лише під кутом зору цієї теми.
Характеристика основних груп фондообразователя показує взаємозв'язки в зміст документів і, таким чином, значення і місце відповідних категорій матеріалів при розробці теми. Якщо тематичний огляд складається на один фонд, то історична частина підготовляється за зразком передмови до огляду фонду. p align=center> Висновок
Державний облік документів АФ РФ полягає у визначенні їх кількості в облікових одиницях і відображення цієї кіл...
