ставляти повний звіт, який передбачає подання авансового звіту з усіма необхідними документами по витраченій сумі авансу і (або) повернення невитраченого залишку підзвітних сум в касу організації (у разі його неповного використання).
Переоформлення раніше виданих підзвітних сум в новий аванс може розглядатися як приховування перевищення ліміту залишку каси.
У зв'язку з цим, щоб уникнути подібних помилок необхідно забезпечити правильну організацію аналітичного обліку підзвітних сум у розрізі підзвітних осіб, дат видачі авансів та термінів подання авансових звітів. Крім того, головному бухгалтеру необхідно встановити контроль потім, щоб суми під звіт не вдавалося особам до повного їх звіту за попередній аванс.
Якщо у підзвітної особи виявлено за авансовим звітом залишок грошових коштів, працівникові необхідно внести його в касу організації. У разі виявленого і затвердженого перевитрати сума перевитрати повинна бути повернута працівнику організації. Відмітки про внесення залишку або відшкодування перевитрати з реквізитами касового документа (прибуткового чи видаткового ордера) зазначаються на лицьовому боці авансового звіту і завіряються підписом бухгалтера.
. Невідповідність фактичного витрати підзвітних сум цілям, які вони були видані.
Працівник, який отримав підзвітну суму, повинен за неї відзвітувати, подати до бухгалтерії авансовий звіт (з додатком документів, що підтверджують витрати), а невитрачені кошти повернути до каси організації (суми, обгрунтовано витрачені понад видану підзвітної суми, можуть бути відшкодовані працівнику).
Доцільність витрат повинна бути перевірена та підтверджена керівником організації. В іншому випадку виникають необгрунтовані економічні витрати.
. Списання підзвітних сум за рахунок власних коштів підприємства.
Якщо керівник підприємства приймає рішення про те, що невитрачена і неповернена сума авансу з працівника не буде утримуватися, то всю зазначену суму слід включити до доходу працівника з метою обчислення податку на доходи фізичних осіб, в іншому випадку, на організацію, як на податкового агента будуть накладені штрафні санкції за несплату ПДФО.
. Порушення під час оформлення відрядних витрат.
. Відсутність наказів (розпоряджень) про повернення працівників у відрядження.
На підставі службового завдання видаються накази (розпорядження) про направлення працівника у відрядження за формою N Т - 9 і NT - 9a (для декількох працівників).
У наказі про направлення у відрядження вказуються прізвище та ініціали, структурний підрозділ, посада (спеціальність, професія) відрядженого, мета, час і місце відрядження.
Мінфін Росії у своєму листі від 06.12.2002 N 16-00-16/158 «Про порядок документального оформлення службових відряджень» висловив думку, що організація може видати наказ (інший розпорядчий документ), в якому буде встановлено перелік документів, що є підставою для направлення працівника у службове відрядження.
Направити працівника у відрядження можна і без видання наказу, оформивши тільки посвідчення про відрядження.
. Відсутність відрядних посвідчень з оцінками на місці перебування у відрядженні.
Порушення Інструкції Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 7 квітня 1988 N 62 Про службові відрядження в межах СРСР
У ході податкової перевірки інспектори дуже досконально перевіряють оформлення відрядних посвідчень, тому документ має бути складений грамотно, з дотриманням встановлених норм. Наприклад, особисті дані працівника, зазначені в документі, повинні збігатися з даними у квитках, повинні бути проставлені всі підписи і печатки, інакше посвідчення про відрядження може бути визнано недійсним. Нерідкі випадки, коли з тих чи інших причин відряджений працівник не проставляє на посвідченні відмітки про час прибуття та вибуття з одного місця відрядження в інше (наприклад, він забув чи не став наполягати). В результаті при перевірці податковими органами може бути поставлений під сумнів сам факт перебування у відрядженні. Або ж працівник не прикладає до авансового звіту звіт про виконання службового завдання (у звіті відряджений відзначає роботу, яку виконав у відрядженні). У разі його відсутності податківці можуть засумніватися в економічній обгрунтованості зроблених витрат.
. Недотримання встановлених норм витрат на відрядження.
. Відсутність наказів (розпоряджень) оплату добових понад встановлені норми
. Відсутність аналітичного обліку відрядних витрат (добових) в межах норм і понад норм.
Дані помилки тягнуть порушення оподаткува...
