етикеток і роздільників пишуться бібліотечним почерком або друкуються на друкарській машинці, роздруковуються на комп'ютері.
У текстах роздільників і етикеток допускаються скорочення окремих слів у відповідності з діючими нормативними документами.
З метою збереження коштів оформлення, особливо етикеток і роздільників, рекомендується ламіноване - покриття їх плівкою.
На етикетці вказується:
? номер ящика в центрі верхнього поля (пишеться арабськими цифрами);
? букви, склади або слова, якими починаються заголовки або заголовки першої і останньої карток ящика.
? Наприклад: Аляб'єв - Андросов.
Перші слова (слово) заголовка або заголовки БЗ, якщо в ящику вміщено всі БЗ із співпадаючими першими словами (словом). Це можуть бути: прізвище конкретного автора, прізвища авторів-однофамільців (поширена форма прізвища автора), найменування колективу, назва документа і т.д.
Наприклад: Абрамов - На допомогу вчителю ВНДІ
Якщо в ящику розміщуються закінчені комплекси БЗ, які починаються з однієї літери, на етикетці вказуються ці букви.
Наприклад: А-Ж, З-К, Л-О, П-Т і т.д. [23, c 140]
На закінчення підкреслимо наступне, що правильне оформлення каталогу полегшує читачеві орієнтування в ньому, сприяє ефективному його використанню та виконанню інформаційної, пошукової та довідкової функцією.
Алфавітні каталоги ще довго будуть існувати в картковій формі, велика увага, тому приділяється якості оформлення і розстановки карток. У ящику повинні бути правильно розставлені роздільники, позначення кожного має бути чітким і ясним. Це сприяє швидкому пошуку необхідної інформації.
Паспорт алфавітного каталогу.
Організація алфавітного каталогу починається зі складання його паспорта. Паспорт заповнюється окремо на кожен каталог. У паспорт переносять відомості про каталог з наявних у бібліотеці документів. При відсутності документації в паспорт включаються відомості, отримані в результаті аналізу каталогу. Всі відомості заносяться в паспорт в повній формі без скорочень чітким почерком. Деякі пункти паспорта заповнюються підкресленням відповідних відомостей.
Паспорт заповнюється співробітником, безпосередньо відповідальним за ведення каталогу [34, c. 92].
У графі 1. «Назва каталогу» - вказується повне найменування каталогу.
У графі 2. «Рік освіти» - проставляється рік створення каталогу.
У графі 3. «Хронологічний обхват» - вказується хронологічний охоплення. Якщо каталог законсервований, поповнення його припинено, то треба вказати обидві дати (за формою «з ... ..За ... .р»)
У графі 4. «Об'єм (тис. карт.)» - проставляється точний обсяг каталогу (у тисячах карток) на 1 січня року паспортизації.
У графі 5. «Середній приріст (тис. карт.) - показує середній приріст обсягу каталогу (у тисяча карток) за рік. Показник обчислюється шляхом підсумовування даних з урахуванням документів ОКіО за останні три роки, потім отримана сума ділитися на три.
У графі 6. «Віддзеркалення фонду бібліотеки» - подають відомості про відображення в каталозі фонду в цілому. У паспортах на зведені каталоги в цій графі можна дати перелік бібліотек або узагальнену їх характеристику (якщо їх багато), помістивши список на окремому аркуші всередині паспорта.
У графи 7-11. Поміщаються на перевертнів боці бланка. Графа 7. «Відображення видів видань документів» - показує, які види творів друку, аудіовізуальних та неопублікованих матеріалів відображені в каталозі. Приблизний їх перелік даний у бланку паспорта.
Вграфе 8. «Внутрішнє і зовнішнє оформлення, розстановка карток» - слід дати характеристику специфіки внутрішнього і зовнішнього оформлення і розміщення карток в каталозі. Можливості формалізації цієї графи обмежені: відомості про алфавітних і систематичних каталогах будуть абсолютно різними. Тому відомості в цю частину паспорта заносяться в довільній формі, за певним планом: (8.1) внутрішнє оформлення - роздільники, їх види, прийняті форми, розміри, колірне рішення; (8.2) зовнішнє оформлення - нумерація ящиків, оформлення етикеток, колірне рішення етикеток; (8.3) розстановка карток, включаючи питання угруповання бібліографічних описів з мов (в систематичних каталогах і картотеках), терміни і періодичність розстановки карточекв каталозі. У графі 9. «Допоміжний апарат» - зведення про кожного покажчики (9.1, 9.2, 9.3) заносяться так само за єдиним планом: назва, об'єм, в необхідних випадках - рік освіти, хронологічний охоплення...
