тижня є середа і, особливо, вівторок, оскільки в цьому випадку у прес-служби з'являються максимальні можливості зробити так, щоб найбільше число ЗМІ освітило новина, охоплення аудиторії був ширший, а ефективність заходу виявилася більше.
. Наявність необхідних ресурсів у прес-служби.
Застосування технологій подієвої комунікації може обмежуватися відсутністю необхідних ресурсів для цього, таких як спеціально обладнане приміщення для брифінгів та прес-конференцій, устаткування для тиражування необхідних поліграфічних матеріалів. У разі якщо прес-служба володіє всім необхідним, вона повинна прагнути проводити інформаційні заходи на своїх площах. Варто підкреслити, що подібна робота може бути не тільки заздалегідь спланованою, але й приуроченої до яких-небудь несподівано совершившимся подіям (коментарі посадових осіб з приводу роботи організації, що відкрилися громадськості факти, сюжети журналістів, що мають негативне забарвлення і т.д.). Тому особливо актуально, щоб прес-служба володіла всіма необхідними ресурсами для того, щоб оперативно дати відповідь на будь-який виклик зовнішнього середовища.
На практиці часто зустрічаються ситуації, коли прес-служба однієї організацій звертається за допомогою до іншої через нестачу власних ресурсів (обладнаний прес-центр, технічні можливості). У цьому випадку можна укласти взаємовигідні домовленості і отримати певні блага (наприклад, розширити власну контактну базу лояльних журналістів в обмін на поява на заході додаткового учасника від «приймаючої сторони»).
. Наявність відповідного досвіду у співробітників прес-служби.
Безумовно, не будь-яке захід дає за підсумками позитивні результати. Великий шанс того, що недоліки роботи прес-служби можуть спричинити за собою зниження рівня довіри журналістів та представників інших цільових груп до представляється нею організації. Організація подій - не проста робота і вимагає наявності певного досвіду проведення подібних заходів, як у глави підрозділу, так і в інших співробітників. Разом з тим, не варто боятися пробувати, так як якісне застосування цієї технології дає оптимальне співвідношення за шкалою «витрати-результати». Практика свідчить, що реалізовувати технологію подієвої комунікації можуть всього лише кілька співробітників прес-служби. Безумовно, багато залежить від того, як часто від прес-служби потрібне проведення заходів. У багатьох державних установах ця робота здійснюється на постійній основі і у великих обсягах, тому технологія достатньо відпрацьована і за цим блоком може бути закріплено мінімальне число відповідальних осіб. Специфікою прес- служб державних установ є те, що багато заходу заздалегідь плануються і пропонуються іншими підрозділами, тому прес-службі відводиться швидше організаційна роль.
Що стосується прес-служб приватних організацій, то їм доводиться частіше стикатися з тим, що необхідно самим створювати план подієвої комунікації, а тут потрібно більш творчий підхід. Природно, організації, що не володіє широко відомим ім'ям («брендом-паровозом») або високим статусом, складніше провести захід і привернути до нього увагу журналістів та громадськості. Тому від співробітників її прес-служби потрібно ще більший професіоналізм і досвід.
Можна виділити три основні категорії приводів, якими обумовлено застосування технологій подієвої комунікації:
. подієва комунікація, орієнтована на який-небудь історичний привід або приурочена до певного важливого для організації події;
. подієва комунікація, орієнтована на зміцнення іміджу організації та її позиціонування в соціальному просторі;
. подієва комунікація, орієнтована на бренд і націлена на його емоційний позиціонування і довгострокове утримання споживача у світі переживань.
Робота по кожному напрямку увазі реалізацію циклу цільових заходів, супроводжуваних використанням різних інструментів PR. При цьому подія завжди залишається центральним компонентом цієї системи.
Для якісного проведення заходу групі орговиків і главі прес-служби необхідно послідовно відповісти на наступні питання:
. Визначитися з названіем заходу, який може бути приурочено до якої-небудь події (наприклад, презентація нового проекту), пам'ятній даті (наприклад, 100-річчя Державної Думи РФ), або бути плановим (наприклад, звіт про діяльність за 1 квартал цього року).
. Вибрати цілі і завдання проведеного заходу, а рівно і систему критеріїв оцінки якості проведеної роботи. Главі прес-служби необхідно самому собі відповісти на питання: «Якого результату слід чекати від проведеного заходу?».
. Визначити перелік ЗМІ і пул журналістів, запрошених на захід. При формуванні даного списку необхідно виходити ...
