з того, кого можна запросити реально і кого з представників ЗМІ хотілося б запросити.
. Здійснити контакти з журналістами і їх безпосереднім начальством (редакціями), з метою отримання згоди на участь у заході. У більшості випадків, коли з журналістом прес-служба до цього не співпрацювала, необхідно здійснювати особисті контакти (дзвінки і зустрічі), одного прес-релізу буде недостатньо. Ефективною представляється технологія запрошення журналістів, вдаючись до допомоги третіх осіб. У разі якщо до журналіста звернеться людина особисто йому відомий, якому він довіряє, з пропозицією відвідати захід, ймовірність успіху буде набагато вище ніж, якщо співробітник прес-служби самостійно запросить не знайомої йому представника ЗМІ.
. Підготовка приміщення, технічних засобів та іншої необхідної матеріальної інфраструктури. Якщо захід є тривалим - вирішення питання харчування запрошених, якщо проходить на віддаленій території (наприклад, за містом) - забезпечення трансферу. Підготовка інформаційного пакета (роздаткових матеріалів). Виготовлення табличок з іменами учасників президії.
. Безпосереднє проведення заходу у заплановані терміни. Завданням прес-служби є прагнення до того, щоб якомога більше число журналістів розповіло про заході, освітило діяльність організації в позитивному ракурсі і в цілому покращило імідж інституту. Для досягнення подібних цілей необхідно застосовувати методи стимулювання інтересу у журналістів до проведеного презентаційних заходів і формувати комфортні умови для роботи представників ЗМІ.
. Аналіз результатів через зіставлення очікувань і того, чого реально вдалося досягти, за допомогою результатів моніторингу повідомлень ЗМІ за підсумками заходу та збору відгуків гостей заходу з числа експертів (якщо їх участь планувалося).
Розглянемо більш детально основні види заходів, які, на думку експертів, найчастіше реалізує прес-служба. Найбільш поширеними видами заходів для ЗМІ є прес-конференція та брифінг. Різниця між ними полягає в тимчасовій тривалості та характері побудови комунікації з журналістами :. Брифінг припускає короткий виступ офіційної особи без подальшого обговорення, по суті справи, класичний брифінг є розгорнутий очне інформаційне повідомлення по конкретній темі. Як форма роботи брифінг найбільш часто використовується в роботі органів влади і управління, особливо, в силових структурах і дипломатичних представництвах .. Прес-конференція являє собою діалог між сторонами, при цьому вона триває більш тривалий період часу.
Можна виділити два види прес-конференцій: 1. прес-конференція як елемент більш великого заходу, яке вже привернуло увагу журналістів;
. прес-конференція як самостійне подія, пов'язана з актуальним інформаційним приводом.
Розглядаючи можливість організації брифінгу або прес-конференції, керівник прес-служби повинен бути гранично об'єктивним і уважним, тому що будь-яка помилка (від неправильно обраного часу і місця проведення до технічних накладок) може негативно позначитися на результаті і подальших відносинах із запрошеними журналістами. Дуже часто фахівець прес-служби не може побудувати прес-конференцію, відрізнити брифінг від прес- конференції, грамотно вибрати формат заходу. Нагадаємо, всі проблеми - від невігластва.
Треба відзначити, що більшість інформаційних приводів мають особистісний аспект, який має суттєве значення для матеріалу новин. Тому участь у прес-конференції відомих персоналій буде високо оцінено журналістами, які прагнуть до встановлення контакту з ними, а прес-служба, що надала їм таку можливість, зміцнить свій імідж і авторитет.
Класична приблизна програма прес-конференції виглядає наступним чином:
. 00 Прибуття, реєстрація, кава (на розсуд організаторів).
. 45 Представлення учасників (президія).
. 48 Основне інформаційне повідомлення (привід).
. 15 Питання та відповіді.
. 30 Неформальне спілкування (залежно від контексту, можливий Фуршет діловий обід).
Наведемо кілька правил проведення прес-конференції:
. Ньюсмейкер в організації повинен бути один (в крайньому випадку - два).
. Людина сприймає інформацію протягом 15 хвилин, тому на прес-конференції всі основні відомості повинні бути дані саме за цей час.
. Вести прес-конференцію повинен прес-секретар (керівник управління зі зв'язків з громадськістю).
. При підготовці до прес-конференції членам президії необхідно вивчити всі матеріали ЗМІ, які раніше виходили з даної теми.
. Оптимальний формат виступу - 5 хвилин, на репліку - 1 хвилина.
