нення тієї чи іншої господарської операції і мають право підпису первинних документів;
контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення внутрішньої і зовнішньої первинної документації (зобов'язання в обов'язок бухгалтера, що виробляє обробку документа, цієї функції через посадові інструкції і встановлення відповідальності за її недотримання);
перевірка службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства в частині оформлення документації.
Велика кількість порушень у роботі з документами, отриманими від інших підприємств, вимагає здійснення низки заходів щодо їх запобігання. Зокрема, службам, відповідальним за здійснення господарських операцій з іншими підприємствами, необхідно давати чіткі інструкції на те, якою має бути документація, яка приймається ними від інших організацій. Це можна зробити, видавши розпорядження головного бухгалтера для кожного підрозділу організації, що співпрацює зі сторонніми фірмами або має справу з вступниками документами, в якому мають бути прописані:
комплектність документації (правильність оформлення документів);
терміни надання документації;
відповідальність за несвоєчасне або неповне подання первинної документації.
На стадії реєстрації документів в облікових регістрах щоб уникнути помилок і порушень доцільно використовувати метод службових записок - Свого роду інструктивний матеріал для конкретної бухгалтерської служби, яка описує порядок бухгалтерської обробки того чи іншого документа. У службовій записці має бути визначено:
який оперативний факт відображає той чи інший оброблюваний первинний документ;
яка інформація має міститися в правильно заповненому документі;
яку бухгалтерську проводку, в якому вченій регістрі і в який термін слід виконати на підставі цього документа.
Крім того, ризик неповного відображення документів в облікових регістрах знижують наскрізна нумерація (переважно попередня або автоматична) і централізована реєстрація вступників документів.
При використанні документів в поточній роботі керівництву підприємства слід забезпечити правильну організацію доступу до первинних документів. Оскільки на підприємстві існує автоматизована система обробки даних, то правильний доступ до даних буде через систему паролів.
Даний підхід, більш перспективний, оскільки він має на увазі безпечне використання комплексного програмного пакета первинного обліку, інтегрованого (на рівні експорту/імпорту даних) з бухгалтерською системою. Цей варіант, дозволяє вибудувати в компанії єдину систему первинного обліку, де відображена специфіка підприємства, і уникнути при цьому постійних доробок, пов'язаних зі змінами в бухгалтерському пакеті і несанкціонованим доступом.
Більш широке впровадження комп'ютерного обліку в процес оформлення первинних документів може бути одним з найбільш ефективних шляхів вдосконалення первинного обліку. Для вдосконалення системи первинного обліку приватних підприємств, можна запропонувати, як варіант, ще один підхід до автоматизації, що включає як первинний облік, так і моделі бухгалтерського, податкового та управлінського обліку, настроюється на основі первинного обліку і дозволяє отримати повністю замкнутий контур автоматизації всього обліку на підприємстві і в компанії з усіма перевагами такого підходу. Це можливість реалізації наскрізного обліку знизу до верху для будь-яких, найскладніших бізнес-процесів, характерних для систем, оперативне отримання собівартості і прибутку по товарах, клієнтам, контрактами і багато іншого.
Висновок
У висновку слід зазначити, що первинний облік - це самостійна система, що вимагає належної організації і має свої закони, особливості та зв'язку - внутрішні і зовнішні.
Незалежно від розмірів і одержуваних доходів всі організації повинні документально оформляти господарські та фінансові операції, а так само вести бухгалтерський облік. Документаційне забезпечення необхідно в будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності, компетенції та інших факторів.
Основна мета системи первинного обліку - це забезпечення такої організації взаємодії всіх елементів системи первинного обліку, при якій в будь-який момент часу на відповідній ділянці функціонування системи користувачі мали б можливість отримати оперативну достовірну первинну інформацію про стан і рух всіх активів і зобов'язань підприємства як за минулі, так і за поточні періоди.
Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські операції оформляються документа...
