гу на підприємстві.
Для кожного співробітника можна підготувати виписку з графіка, яка стосується особисто його. І особисто ознайомити співробітника з графіком. У самій виписці необхідно привести перелік документів, що відносяться до сфери діяльності виконавця, терміни виконання роботи і назви підрозділів, в які повинні бути передані зазначені документи.
Можна реалізувати ідею іншим способом - загальний сукупний графік документообігу розбити на декілька вужчих, створивши декілька локальних актів, що регулюють порядок та терміни подання документів.
По-перше, це загальне положення про організацію документообігу на підприємстві.
По-друге, положення з документообігу окремих операцій (терміни надання документів до бухгалтерії, положення по узгодженню і підписанню договорів, положення по торговельних угодах, операціях, і т. д.).
По-третє, необхідно регламентувати подання документів за іншими операціями. При цьому для оперативності на підприємстві бажано застосувати електронну систему документообігу. Наприклад, можна поступити таким чином. Спочатку, в централізовану бухгалтерію, з інших підрозділів документи б передавалися в електронному вигляді, потім б перевірялися і при необхідності в них вносилися б виправлення. Остаточний варіант передається вже звичайно ж на папері. Але можуть бути і виключення, наприклад документи, що надходять на підприємство ззовні (накладні, рахунки-фактури). Вони мають одразу передаватися в бухгалтерію на паперовому носії. При цьому з усіма діючими на підприємстві положеннями при бажанні може ознайомитися будь-який співробітник організації, заглянувши на мережевий диск організації.
Але, тим не менш, важливим завданням все ж є необхідність домогтися від співробітників чіткого виконання своїх обов'язків, регламентованих графіком документообігу та посадовими інструкціями. У такому разі, таку проблему, як варіант, можна вирішити таким чином:
працювати за принципом переконання. На підприємстві з невеликим документообігом це цілком виправдано.
за несвоєчасне подання документів до бухгалтерії передбачити певні штрафні санкції. Просто встановити штрафи або знизити зарплату за порушення термінів подання документів не дозволяє Трудовий кодекс РФ. Однак адміністрація вправі передбачити в положенні про преміювання чи іншому внутрішньому документі такий вид покарання, як зниження або навіть позбавлення премії для особливо забудькуватих працівників. Наприклад, на підставі службової записки від уповноваженого працівника підрозділу на ім'я директора.
Ще як пропозиція графік документообігу не потрібно робити частиною наказу про облікову політику. Краще внести до нього фразу: Документування господарських операцій здійснюється відповідно до графіка документообігу, який керівник організації стверджує окремим наказом raquo ;. Тоді графік можна правити так часто, як знадобиться. На відміну від облікової політики, будь-які зміни в якій можна застосовувати тільки з початку чергового року.
Масив первинної облікової документації raquo ;. Удосконалення даної підсистеми увазі досягнення наступної мети: всі документи, підтверджуючі здійснення господарської операції, повинні мати юридичну силу. Серед заходів, що сприяють підвищенню ефективності цієї підсистеми, слід виділити наступні:
впровадження уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій, використання яких обов'язково для всіх співробітників беруть участь в процесі первинного обліку. Застосування уніфікованих форм попереджає можливі помилки і порушення. Так як в основі всієї системи бухгалтерського обліку лежить документування господарських операцій. Через документи, якими оформляють кожну операцію, здійснюється суцільна і безперервна реєстрація господарських операцій для відображення в бухгалтерському обліку. Тому особливого значення набувають раціоналізація і якість первинної документації, які найбільш повно реалізуються в уніфікованих формах. Уніфіковані форми призначені для оформлення операцій однорідних, типових, застосовуваних у діяльності підприємств та організацій, незалежно від їх виду діяльності.
передбачається, що на підставі уніфікованих форм розроблятимуться спеціалізовані форми первинного обліку, в яких повинні враховуватися особливості бухгалтерського обліку різних видів діяльності відповідно до постанови Уряду РФ від 8 липня 1997р. N 835 Про первинних облікових документах raquo ;. Необхідна розробка альбому форм внутрішніх первинних документів і змінених уніфікованих документів, затвердження керівництвом ТОВ ??laquo; ПОРТАЛ і контроль за дотриманням даного твердження;
видання розпорядчої документації за визначенням кола осіб, що відповідають за здійс...
