документи підшивати у справу забороняється;
кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів. Тому до підшивки документа в справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат, відміток і т.д.;
у справу включаються документи в одному екземплярі. Чернетки, розмножені копії разом з оригіналами НЕ підшиваються. Виняток можуть становити лише чернетки особливо цінних документів або копії, на яких є відмітки, візи тощо, що доповнюють зміст перших примірників;
документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи;
у справи групуються документи одного календарного року, за винятком перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом всього періоду роботи особи в організації; справи виборних органів та їх постійних комісій формують за період скликання; документація навчальних закладів формується в справи за навчальним років;
документи поміщаються у справу з усіма відносяться до них додатками і додатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий обсяг, з них формують самостійну справу. p align="justify"> Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що становить приблизно 250 аркушів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи. Кількість томів кожної справи вказується в номенклатурі справ наприкінці року. p align="justify"> Правильна угруповання документів у справи та їх систематизація у справі значно полегшують проведення експертизи цінності документів, підготовку документів до подальшого зберігання і використання.
. Правила зберігання справ
Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів організації. У невеликій фірмі справи зберігаються секретарем. p align="justify"> Справи повинні розміщуватися в шафах, що замикаються сейфах або елеваторних картотеках, що забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла.
Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. На корінці кожної справи вказується його індекс за номенклатурою. Номенклатура справ прикріплюється на внутрішній дверцятах шафи. p align="justify"> Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи за номенклатурою, а потім за номером справи - потрібну папку з документами.
Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається внутрішній опис.
Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, що ...
