stify"> Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор).
Робота з формування справ складається з таких операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по папках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ.
Формуванням справи називається групування виконаних документів у депо у відповідності з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи.
Після того як документи виконані, вони поміщаються у відповідні справи і систематизуються усередині них. Справа вважається заведеним з моменту появи в ньому першого виконаного документа. p align="justify"> Правильний розподіл документів у справи має величезне значення, оскільки забезпечує швидкий пошук необхідних документів та їх збереження.
Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор).
Робота з формування справ складається з таких операцій: розподіл і розкладка виконавчих документів по папках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ.
Велике значення має правильне розташування документів всередині справи. Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошуку необхідної інформації. p align="justify"> Документи систематизуються в справах у відповідності з певними принципами. Найбільш суттєвими і практично найбільш зручними є: питально-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися. p align="justify"> Частіше за інших використовується питальний (питально-логічний) принцип, згідно з яким документи розташовують у справах в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація збігається з хронологічним розташуванням документів. p align="justify"> При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т.д. Копії наказів про накладення стягнень, заохочення ". p align="justify"> У нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, накладні і т.д.).
Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища і т.д. в приватне справа не підшивають, так ти, як ці відомості записуються на додаток до особового листка по обліку кадрів.
Поряд з принципами систематизації документів при формуванні справ слід дотримуватися основних правил, спільних для всіх категорій документів:
у справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягають поверненню...
