містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів.
внутрішній опис документів справи №
№ п/Піндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера аркушів делаПрімечаніе
Внутрішній опис складається для справ, що містять особливо цінні документи, документи обмеженого доступу, для особистих справ, а також справ, сформованих за видами документів і вложних за змістом. Необхідність її складання визначається інструкцією з діловодства установи, організації чи підприємства. p align="justify"> Внутрішній опис поміщається на початку справи, і в неї вписуються дані про кожного підшивається документі. Після закінчення формування справи складається підсумковий, запис внутрішнього опису із зазначенням кількості включених до неї документів і кількості аркушів самого опису:
В
Документи, вже включені в справу, можуть протягом року знадобитися працівникові установи, організації. У цьому випадку вони можуть бути вийняті зі справи тільки відповідальним за формування та зберігання справ. На їх місце закладається лист-заступник, в якому вказується, коли, кому і на який термін виданий документ. p align="justify"> Після завершення діловодного року видача окремих документів зі справи не допускається. При необхідності в тимчасове користування може бути видано справу цілком. p align="justify"> Якщо потрібно видати цілком всі справа, заповнюється карт 3 заступник, в якій зазначаються номер виданого справи, дата видачі, кому видано справу, на який термін, розписи в отриманні та прийомі після повернення документів.
Карта-заступник поміщається на місці виданого справи.
Дозвіл на видачу справ в інші організації може бути дано тільки керівником установи, підприємства.
Вилучення документів із справ на вимогу компетентних органів (наприклад, прокуратури тощо) може проводитися тільки на підставі письмового розпорядження цих органів, з дозволу керівництва. У цьому випадку обов'язково складається акт про вилучення оригіналу документа, а на його місце у справу підшивається завірена копія. br/>
4. Експертиза цінності документів
Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання та використання. Обробка справ для збереження включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання. p align="justify"> Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання основі прийнятих критеріїв.
В узагальненому вигляді завдання експертизи цінності документів полягають у нас...
