n>
В· Підтримувати записи в хорошому стані
В· Привласнювати кожного запису свій номер і назва в місці постійного зберігання запису, достатні для визначення того, що це за документ, яка інформація в ньому міститься і до чого вона відноситься
В· Забезпечувати можливість санкціонованого доступу до записів і заборонити несанкціонований доступ
В· Не зберігати записи в особистих папках
В· Складати покажчик записів, щоб переконатися, що у вас є всі записи, які були створені
В· Захищати записи від втрати при пожежі, стихійних лихах, несанкціонованому вилученні, несанкціонованому комп'ютерному доступі, вірусній атаці, від видалення та зміни відповідними методами
В· Чи не знищувати записи до закінчення їх корисного терміну життя. Необхідно враховувати наступні фактори:
- Термін дії контракту
- Термін життя продукції
- Період між оцінками системи менеджменту.
7.2. Записи можуть представляти із себе свого роду робочими інструкціями, протоколами, журналами, актами і т.д. Тому вони є частиною документації системи якості, а, отже, управління ними виробляється у відповідності з тими ж вимогами, які поширюються на інші документи системи якості. Проте їх функція відрізняється від функції керівництв, процедур чи інших інструкцій. Поки форма запису залишається незаповненою, вона є документом системи якості інструктивного характеру. Після внесення інформації і даних у форму вона переходить в категорію зареєстрованих даних.
7.3. Характер форм записів за якістю вимагає їх видання у великих кількостях. Мета будь-якого редагування форм - поліпшити їх зміст, спростити користування ними або внести додаткову інформацію або дані. У разі внесення таких змін, необхідно вилучити всі існуючі форми записів з місць, де вони використовуються і видаються, і замінити їх чинною редакцією.
.4. Записи за якістю можуть бути у вигляді:
- аркушів узгодження;
- протоколів;
- звітів;
- рішень;
- в будь-якому іншому вигляді.
7.5. Для надання до...
