имання підзвітних сум на господарські витрати бухгалтер виписує на власне ім'я касовий видатковий ордер і отримує по ньому вказану суму. При обробці вступників до бухгалтерії касових звітів, в яких наряд) 'з іншими вказується і його видатковий ордер, бухгалтер не відображає його за власним особовим рахунок), а відносить на особовий рахунок іншого працівника. Оскільки розрахунки з даним працівником в аналітичному обліку закриваються, потрібно ретельно перевірити обгрунтованість записів на рахунках аналітичного обліку відповідно до виправдувальними документами і з кореспонденцією рахунків, зазначених в регістрах синтетичного обліку [15].
Необхідно перевірити, чи не значиться заборгованість за підзвітними сумами на кінець періоду, що за особами, які на момент ревізії звільнені з організації.
У випадках придбання з підзвітних сум матеріалів для господарських потреб, малоцінного інвентарю в невеликих кількостях для поточних спожи остей організації перевіряють, чи не було незаконних закупівель матеріалів та інвентарю за завищеними цінами у приватних осіб без накладних і товарних чеків . Якщо зазначені цінності відразу списувалися на витрати обігу, то перевіряють обгрунтованість такого списання.
Найбільш часто зустрічаються наступні порушення:
видача грошей під звіт особам, які є працівниками організації;
видача грошей під звіт особам, які не відзвітували за раніше поденним авансами;
- видача грошей на господарські витрати особам, не зазначених у затвердженому списку організації;
- несвоєчасне подання звіту про витрачені підзвітних сумах.
Ще одним видом витрат пов'язаних з підзвітними особами є представницькі витрати. До них відносяться витрати організації з прийому та обслуговування представників інших організацій (включаючи іноземних), що беруть участь в переговорах з метою встановлення та (або) підтримання взаємовигідного співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) чи іншого аналогічного органу організації. До них належать витрати, пов'язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) представників (учасників), їх транспортним забезпеченням, відвіданням культурно-видовищних заходів, буфетним обслуговуванням під час переговорів і здійснення культурної програми, оплатою послуг перекладачів, які не перебувають в штаті організації.
Керівник організації в наказі визначає коло осіб, які мають право здійснювати представницькі витрати, і затверджує форму звіту по виробленим представницьких витрат. Для проведення представницьких заходів розробляється внутрішній розпорядчий документ, в якому визначаються місце зустрічі, кількість запрошених осіб, кількість учасників з боку організації, період проведення, перелік обговорюваних питань.
Працівник, який здійснює представницькі витрати, представляє заяву на видачу грошей з каси. Після здійснення видатків він складає авансовий звіт. Документами, що підтверджують зроблені витрати, є товарні і касові чеки, накладні, рахунки, акти закупівель [13].
З метою бухгалтерського обліку дані витрати можуть враховуватися як витрати, безпосередньо пов'язані з виробництвом (якщо переговори і заходи пов'язані з виробничою діяльністю), або як інші витрати. Для ц...
