Такими документами при оформленні оплати господарських витрат можуть служити квитанції до прибуткового касового ордеру, закупівельні акти, квитанції встановлених форм (наприклад, та оплату послуг зв'язку) тощо
Для оформлення розрахунків з підзвітними особами використовуються наступні первинні документи:
авансові звіти;
журнал реєстрації авансових звітів;
список осіб, яким дозволено одержання готівки з каси;
- заяви на видачу грошей з каси. Документами, що підтверджують зроблені витрати, є товарні і касові чеки, накладні, рахунки, акти закупівель тощо
Для відображення розрахунків з підзвітними особами використовуються ті ж регістри синтетичного та аналітичного обліку, що і для відряджених осіб.
Ревізія підзвітних сум тісно пов'язана з ревізією касових операцій і проводиться найчастіше одночасно. Ревізію розрахунків з підзвітними особами доцільно починати з встановлення залишків заборгованості цих осіб на кінець ревизуемого періоду. Для цього проводять інвентаризацію підзвітних сум.
Перевіряється відповідність сум, виданих підзвітним особам з каси організації, шляхом звірення даних журналів-ордерів № 1 та № 7 за кожен місяць, а також відповідність сальдо за рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами» і даних Головної книги за кожний місяць. Зіставляється місячний оборот з повернення підзвітних сум в касу в журналі-ордері № 7 з відповідним підсумком відомості до журналу-ордеру № 1. Сопоставляются місячні обороти по кредиту рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами», що відображають витрати по дебету рахунків 10, 26, 41 і т.п., із записами в Головній книзі за дебетом відповідних рахунків.
Перевіряється відповідність сум в представлених виправдувальних документах і відображених у авансових звітах, а також аналітичних даних журналу-ордера № 7 з авансовими звітами за конкретний період.
Перевіряються витрати на закупівлю матеріальних цінностей за виправдувальним документів, які свідчать про фактично проведені витрати, і правильність їх заповнення. При оплаті товарів, робіт, послуг юридичним особам перевіряються представлені накладні, рахунки, товарні та касові чеки, прибуткові та видаткові касові ордери і т.п. При оплаті товарів, робіт, послуг фізичним особам перевіряються акти закупівлі із зазначенням у них повний відомостей про фізичну особу (прізвище, ім'я, по батькові, адреса місця проживання, паспортні дані).
Ревізор звертає увагу на контроль в бухгалтерії видачі грошей підзвітним особам тільки в межах потреби. Якщо такий контроль здійснюється погано, можливі факти прихованого авансування в особистих цілях. У практиці контрольно-ревізійної роботи відомі випадки розкрадань коштів бухгалтером по аналітичному рахунку, відкритому на його ім'я до рахунку «Розрахунки з підзвітними особами». З метою створення резерву для розкрадання бухгалтер складає завідомо неправильну проводку на підзвітну суму видану працівник) організації: в дебет рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» цю суму не відносить, а записує її на витрати. Після подання працівником авансового звіту бухгалтер відображає відповідну суму по кредиту його особового рахунку, в результаті чого утворюється штучна заборгованість організації цьому працівникові. Надалі під виглядом отр...
