документів.
Контроль за виконанням включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, перевірку і регулювання ходу виконання, облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів, інформування керівника про роботу.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдання і повідомлення результатів зацікавленим особам і організаціям (підготовка відповіді, проведення ділової зустрічі тощо). Терміни виконання можуть бути типовими або індивідуальними. Типові терміни встановлюються актами вищих органів державної влади і управління. Індивідуальні терміни виконання документів встановлюються керівником установи. Термін виконання більшості документів не повинен перевищувати 10 днів.
Проект документа складається виконавцем після отримання ним завдання на підготовку того чи іншого документа від керівника. Далі він узгоджується із зацікавленими посадовими особами або структурними підрозділами. До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити зміст документа та додатка до нього, правильність оформлення документа, наявність необхідних реквізитів і резолюцій зацікавлених осіб. Вихідні документи складаються у двох примірниках, крім факсів і телефонограм, які складаються в одному примірнику. Підготовлений проект документа подається на підпис керівнику організації. Після підписання керівником двох примірників документ реєструється в журналі реєстрації вихідних документів.
При реєстрації вихідних документів записуються такі дані:
? Номер документа;
? дата документа;
? адресат (кореспондент);
? короткий зміст чи заголовок;
? номер, присвоєний документу при реєстрації, проставляється на обох примірниках документа.
Реєстраційний номер вихідного документа складається з порядкового номера документа, умовного позначення структурного підрозділу або посадової особи і номера справи, в яке буде підшита копія документа.
При розсилці документа більш ніж у чотири адреси виконавець готує список на розсилку і після його реєстрації організовує розмноження документа.
Експедиційна обробка вихідних документів включає сортування, упаковку, оформлення поштового відправлення і здачу у відділення зв'язку.
Малюнок 2? Загальна схема роботи з внутрішніми документами
Таким чином, правильна організація документообігу вважається одним з найважливіших критеріїв успішного бізнесу. Успіх управлінської діяльності значною мірою залежить від того, наскільки швидко і якісно відбувається обробка всієї необхідної документації, рух якої здійснюється за визначеними маршрутами від місця складання або надходження в організацію до відправки зацікавленим організаціям або здачі на зберігання в архів. Правильна організація роботи з документами залежить від того, наскільки чітко розділені функції та обов'язки між працівниками підприємства.
2. Документаційне забезпечення управління в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск
. 1 Характеристика діяльності ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск
Переддипломна практика проходила в Окремому взводі дорожньо-патрульної служби відділення Державної Інспекції безпеки дорожнього руху відділ Міністерства внутрішніх справ Росії по місту Красноуральск, діє на підставі Положення від 23 березня 2002 №263 «Про стройових підрозділах державної інспекції безпеки дорожнього руху міністерства внутрішніх справ російської федерації ». Юридична адреса: 624330, Свердловська область, м Красноуральск, вул. Дзержинського, буд. 50.
Територія обслуговування:
? міський округ Красноуральск площа 162700 гектарів, з протяжністю доріг 260 кілометрів. На території округу розташовано три селища міського типу і чотири сільських населених пункти. Кількість транспортних засобів 7502 одиниці.
Першим керівником ДАІ Красноуральска з 1 серпня 1964 року став Владислав Никифорович Окладников. На цій посаді він пропрацював до 1983 року. Штат ДАІ при ньому становив три людини.
З 1983 по 1986 року Служба очолював старший державтоінспектор капітан міліції Валерій Дмитрович Самолюк. У ці роки в ДАІ Красноуральска працювало п'ять співробітників, і в їх розпорядженні був всього один автомобіль. У 1987 році до нього додався мотоцикл. В обов'язки співробітників входили підтримання порядку на дорогах (за цим напрямком вони тісно співпрацювали з дружинниками) і реєстрація транспортних засобів. На кожний транспортний засіб в ДАІ заводилася картка з даними, яка зберігала...
