аказів по особовому складу;
? дата документа - проставляється дата надходження документа в організацію, як було вже зазначено вище. Необхідно відзначити, що вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання;
? автор документа (зовнішня організація) - вказують найменування організації, звідки надійшов документ. При реєстрації листів громадян пишуться прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи або домашня адреса;
? короткий зміст (заголовок) - зазначаються вид документа, його заголовок. Якщо заголовка недостатньо або він відсутній, то додають необхідні відомості виходячи з тексту документа;
? резолюція - записується повний зміст тексту резолюції;
? виконавець - вказується особа, відповідальна за виконання документа;
? підпис виконавця;
? термін виконання;
? відмітка про виконання;
? номер справи - заповнюється в архіві.
Організація на свій розсуд може вибрати оптимальний склад реєстраційних граф.
Вхідні документи можуть бути розподілені на наступні потоки:
? керівникам організації - для обов'язкового розгляду;
? структурним підрозділам - для виконання.
Документи, які використовуються декількома підрозділами, розмножуються і передаються одночасно всім виконавцям. При попередньому розгляді надійшов документа необхідно враховувати наступні фактори:
? вид документа (закон, розпорядження, лист і т.д.);
? важливість змісту документа;
? складність і новизна поставлених питань;
? терміновість виконання документів.
Керівництву, як правило, направляються документи, отримані з адміністрацій різних рівнів управління, органів представницької та виконавчої влади, документи вищих управлінських організацій, скарги на дії підлеглих посадових осіб.
Решта документів, які не потребують прийняття рішення на рівні керівника, можуть бути передані заступнику керівника підприємства в структурні підрозділи або відразу виконавцями після реєстрації.
Керівник організації, розглянувши документ, визначає виконавця, дає йому чіткі і конкретні вказівки і встановлює реальні терміни виконання. Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції на самому документі. Відомості про виконавця і термін виконання документа заносяться секретарем-референтом в реєстраційний журнал і служать підставою для взяття документа на контроль.
Документ з резолюцією передається виконавцю і знаходиться у нього в роботі до остаточного вирішення питання. Коли робота над документом завершена (виконано завдання, конкретну дію, складений у відповідь документ тощо), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення в справу. Після цього разом з копією відповіді передається секретарю-референту для підшивки в справу з подальшою передачею в архів.
Підготовка та оформлення вихідних документів включає в себе наступні етапи:
? складання проекту документа;
? узгодження;
? перевірка правильності оформлення;
? підписання документа керівником;
? реєстрація.
Розробку проектів документів та їх узгодження здійснюють співробітники структурних підрозділів. При підготовці проекту документа необхідно враховувати вміст раніше виданих документів і нормативних актів з даного питання. Для встановлення єдиного порядку складання документів в установі розробляється інструкція з діловодства, яка містить зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.
Правильно оформлений проект документа узгоджується із зацікавленими посадовими особами та підрозділами та подається на підпис керівнику. Підписаний документ реєструється і передається конкретному виконавцю.
Виконавець знайомиться з документом в день його отримання і несе повну відповідальність за роботу по цьому документу.
Якщо його виконання доручено кільком особам, то відповідальним виконавцем вважається той, чиє прізвище стоїть першою в резолюції. Однак всі виконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і високоякісну роботу по виконанню документа і зобов'язані представляти відповідальному виконавцю всі необхідні матеріали (відомості, довідки тощо) у встановлені терміни. Істотний вплив на належне виконання документів надає хороша організація контролю за цим процесом. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих...
