онтроль за надходженням вантажів і їх розшук. З цією метою у відділі постачання ведуть Журнал обліку вступників вантажів, у якому вказують реєстраційний номер, дату запису, найменування постачальника, дату і номер транспортного документа, номер, дату і суму рахунку, рід вантажу, номер і дату прибуткового ордера або акта про приймання запиту про розшук вантажу. У примітках роблять відмітку про оплату рахунку або відмову від акцепту.
Експедитор приймає на станції прибулі матеріали за кількістю місць і масі. При виявленні їм ознак, що викликають сумнів у схоронності вантажу, він може вимагати від транспортної організації перевірки вантажу. У разі виявлення недостачі місць або маси, пошкодження тари, псування матеріалів складається комерційний акт, який служить підставою для пред'явлення претензій до транспортної організації або постачальника.
Для одержання матеріалів зі складу іногородніх постачальників експедитору видають наряд і довіреність, в яких вказують перелік матеріалів, що підлягають отриманню. При прийманні матеріалів експедитор виробляє не тільки кількісну, але і якісну прийомку.
Прийняті вантажі експедитор доставляє на склад підприємства і здає завідувачу складу, який перевіряє відповідність кількості та якості матеріалу даними рахунка постачальника. Прийняті комірником матеріали оформляють прибутковими ордерами (форма №М - 4). Прибутковий ордер підписують завідувач складом і експедитор.
Матеріальні цінності прибуткують у відповідних одиницях виміру (вагових, об'ємних, лінійних, числових). Якщо матеріали надходять в одній одиниці, а витрачаються в іншій, то вони враховуються одночасно в двох одиницях виміру.
При відсутності розбіжностей між даними постачальника і фактичними даними дозволяється здійснювати оприбуткування матеріалів без виписки прибуткового ордера. У цьому випадку на документі постачальника проставляють штамп, в відбитках якого містяться основні реквізити прибуткового ордера. Кількість первинних документів при цьому скорочується.
У тих випадках, коли кількість і якість прибули на склад матеріалів не відповідають даним рахунку постачальника, приймання матеріалів проводить комісія і оформляє акт про приймання матеріалів (форма №М - 7), який служить підставою для пред'явлення претензії постачальнику. У складі комісії повинен бути представник постачальника або представник незацікавленої організації. Акт складають також при прийманні матеріалів, що надійшли на підприємство без рахунку постачальника (невідфактуровані поставки).
Якщо перевезення матеріалів здійснюють автотранспортом, то в якості первинного документа застосовують товарно-транспортну накладну, яку складає вантажовідправник у чотирьох примірниках: перший з них служить підставою для списання матеріалів у вантажовідправника; другий - для оприбуткування матеріалів одержувачем; третій - для розрахунків з автотранспортної організацією і є додатком до рахунку на оплату за перевезення цінностей; четвертий є підставою для обліку транспортної роботи і додається до подорожнього листа. Товарно-транспортну накладну застосовують як прибуткового документа у покупця у разі відсутності розбіжності кількості вантажів з даними накладної. При наявності такої розбіжності приймання матеріалів оформляють актом про приймання матеріалів.
Надходження на склад матеріалів власного виготовлення, відходів виробництва тощо. оформляють одно- або багаторядковими вимогами-накладними (форма №М - 11), які виписують цехи-здавачі у двох примірниках: перший є підставою для списання матеріалів з цеху-здавальника, другий направляється на склад і використовується в якості прибуткового документа. Матеріали, отримані від розбирання і демонтажу будівель і споруд, оприбутковуються на підставі акта про оприбуткування матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд.
Підзвітні особи набувають матеріали в організаціях торгівлі, в інших організацій та кооперативів, на колгоспному ринку або у населення за готівку. Документом, що підтверджує вартість придбаних матеріалів, є товарний рахунок або акт (довідка), складений підзвітною особою, в якому він викладає зміст господарської операції із зазначенням дати, місця покупки, найменування та кількості матеріалів і ціни, а також даних паспорта продавця товару. Акт (довідку) докладають до авансового звіту підзвітної особи [18].
Облік придбання матеріально-виробничих запасів може бути організований одним із двох способів:
з використанням рахунків 15 «Заготівельні та придбання матеріальних цінностей» і 16 «Відхилення вартості матеріальних цінностей»;
без використання рахунків 15 «Заготівельні та придбання матеріальних цінностей» і 16 «Відхилення вартості матеріальних цінностей...
