№176-р, яка затвердила «План заходів щодо переходу федеральних органів виконавчої влади на безпаперовий документообіг при організації внутрішньої діяльності». Це розпорядження поставило перед Федеральним архівним агентством дві потужні завдання. По-перше, як і іншим органам виконавчої влади, Росархиву необхідно впровадити у всіх підрозділах апарату систему електронного документообігу з підключенням її до міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО), а значить прокласти захищену локальну мережу, придбати необхідне обладнання, програмне забезпечення, навчити кадри.
Більш складні проблеми стоять при реалізації другої задачі - організація методичного забезпечення та контролю з боку Росархіву за впровадженням електронного документообігу в усіх органах виконавчої влади. У стислі терміни необхідно підготувати доповнення до Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, розробити рекомендації з підготовки відомчих переліків документів, що створюються в електронному вигляді, організувати ведення класифікаторів для МЕДО. У цьому зв'язку керівник Федерального архівного агентства А. Артізов поставив проблему про необхідність зміни функцій і повноважень Росархіву, багато з яких були втрачені в ході реалізації адміністративної реформи 2004 р Проект відповідної постанови підготовлений, пройшов узгодження в Мінекономрозвитку Росії, Мінфіні Росії і внесений в Уряд РФ, але гальмується через необхідність додаткових штатів для виконання нових повноважень в умовах скорочення чисельності чиновників.
Зберігати електронні документи потрібно буде протягом багатьох років, не порушуючи при цьому цілісності, автентичності, зберігаючи інформацію, яка може знадобитися в будь-який час. А це неминуче викличе масу проблем.
Тим не менш, сьогодні спостерігається явно недостатня розробка законодавчо-нормативної бази, яка б дозволила набагато ширше використовувати електронні документи та сучасні технології, як у державному управлінні, так і в комерційній діяльності, і створила б правові основи організації зберігання електронних документів.
Електронний архів - інтегрований комплекс програмних і технічних засобів, призначений для зберігання архівних документів в електронному вигляді. Ключове слово тут - «інтегрований». Найчастіше електронний архів сприймають як традиційний архів, де замість паперових справ містяться відповідні документи на машинних носіях (дискети, компакт-диски). При такому підході різниця між паперовим і електронним варіантами архіву невелика, а ефективність використання такого архіву обмежена швидкістю роботи людини, наявністю вільного місця для зберігання машинних носіїв тощо.
Практично у всіх країнах «легальна» життя електронних документів базується на трьох законах: про електронний цифровий підпис, про електронний документ, про електронну комерцію. У Росії до теперішнього часу прийнятий тільки перший.
Сьогодні існує ряд законодавчих актів, який регулює практику застосування систем електронного діловодства та документообігу.
1) Цивільний кодекс Російської Федерації (1994 г.) допускає «у випадках і в порядку, передбачених законом, іншими правовими актами або угодою сторін» використання при вчиненні правочинів «факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису »(ст. 160, п. 2).
2) Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» (2002 р) покликаний модернізувати і спростити ці процедури. Він законодавчо вводить поняття «електронно-цифрового підпису (ЕЦП)» як реквізиту електронного документа при його використанні в системах і мережах загального користування, а також регламентує діяльність засвідчувальних центрів по організації інфраструктури відкритого ключа підпису.
) Трудовий кодекс Російської Федерації (2003 г.) накладає значні обмеження на створення кадрової документації виключно в електронному вигляді. Практично всі документи, необхідні або виникають у процесі трудових відносин, повинні їметь паперову форму, так як «при прийнятті рішень, які зачіпають інтереси працівника, роботодавець не має права грунтуватися на персональних даних працівника, отриманих виключно в результаті їх автоматизованої обробки або електронного отримання» (п. 6 ст. 86). Проте, документи, які оформляють прийняття «рішень, які зачіпають інтереси працівника», можуть створюватися тільки як електронні. А це в персональному і соціальному відносинах дуже важливі документи: наприклад накази (розпорядження) з особового складу та особові рахунки.
4) Митний кодекс РФ (2003) встановлює, що «документи, необхідні для митного оформлення, можуть бути представлені у формі електронних документів» (ст. 63, п. 8; див. також ст. 72 , п. 3; ст. 81, п. 7; ст. 102, п. 4;...
