іншим фірмам, безпосередньо поруч з вашим стендом, слід передбачити закрите приміщення для переговорів. Шум від цих експонатів може звести нанівець ваші зусилля при переговорах з представниками фірм.
У кімнаті переговорів є варіанти договорів, комерційних пропозицій, прайс-листи, рекламні матеріали продукції, чистий папір. Місце для рекламних та інформаційних матеріалів. На руках у стендистів знаходяться папки з необхідною інформацією. Зазвичай така папка знаходиться на робочому місці стендиста, але це відволікає увагу відвідувачів від експонатів (іноді у деяких відвідувачів виникає бажання захопити її на пам'ять).
Оформлення стенду, як правило, витримано в єдиному стилі. Як показує досвід, привабливість стенду завжди досягається помітною, або, як кажуть, «ударною» частиною експозиції, яка звертала б на себе увагу відвідувачів виставки ще на дальніх підступах до стенду. Для цього в оформленні стенду допоможуть плакати, діаграми, фотографії. Велика кількість текстової інформації, малюнків, розміщене по всьому виставкового стенду, перестає сприйматися і не засвоюється відвідувачами.
Важливе значення при оформленні виставкового стенду мають композиції із зелені та квітів. Живі квіти і рослини не завжди гарні: виставкові зали - не найкраща середовище проживання, а полив може зіпсувати експонати або рекламу. Композиції з штучних квітів і зелені зручніші, практично не вимагають догляду, їх можна підвісити, розмістити на будь-якому рівні і в будь-якому місці.
Вся виставкова експозиція умовно розбивається на кілька зон:
- публічна (найбільша за площею, на якій знаходяться експонати, забезпечуються контакти з відвідувачами, працюють стендисти);
- робочий (місце для проведення переговорів представників фірми з потенційними партнерами та клієнтами);
службова (допоміжні приміщення і майданчики для зберігання експонатів, рекламної літератури, одягу, відпочинку співробітників, для приготування напоїв).
Як правило, на більшості виставок частина рекламних матеріалів розкладають на увазі для того, щоб відвідувачі брали їх з собою. Запас таких матеріалів знаходиться на виставковому стенді. Місце зберігання вибирають залежно від об'єму та кількості рекламних матеріалів. Реклама для роздачі відвідувачам може складатися з рекламних листівок, буклетів, проспектів, каталогів, сувенірних виробів. Її мета - залишити у відвідувачів матеріал для подальшого більш детального ознайомлення. Це і найбільш вдалий варіант передачі адреси і телефону фірми потенційним клієнтам.
Крім загальнодоступних матеріалів на стенді зазвичай знаходяться рекламні або інформаційні матеріали для постійних або солідних клієнтів, керівників інших фірм, які відвідують стенд. Такі матеріали зберігаються в робочій зоні, разом з документами, необхідними для ведення переговорів.
Стенд оформляється з допомогою окремих рекламних елементів:
- написи на фризі стенду (назва фірми, товарний знак, в деяких випадках і телефон);
плакатів для оформлення стін стенда;
- екранів з рядком, що біжить або зображенням, розміщених безпосередньо над або близько виставкового стенду;
- моніторів для демонстрації рекламних роликів.
