. 2. Первинне введення документа. Виберіть Документ? Введення документа. На екрані з'явиться реєстраційна картка контрольного документа, в поля якої необхідно ввести відповідні відомості про документ.
· Поля «Дата реєстрації» та «Реєстраційний номер» будуть заповнені автоматично в момент збереження документа.
· Поле «Вид» обов'язково має бути заповнено і вибирається з класифікатора.
· Поля «Номер документа», «Дата видання» і «Тема» повинні бути обов'язково заповнені і повинні містити повний номер документа, дату реєстрації даного документа і повний заголовок документа.
· Поле «Теми» не обов'язкова і може бути не заповнене при введенні документа.
· Поле «Поточний термін виконання» є обов'язковим. Воно призначене для терміну виконання документа в цілому.
Значення полів «Вид», «Номер документа» і «Дата видання» є визначальними для контрольного документа. Якщо в базі існує документ з такими ж значеннями, то на екрані з'явиться попереджувальне повідомлення.
· Поле «Контролер» є обов'язковим і в ньому відображається інформація про контролері по документу, тобто про посадову особу, якій доручено виконувати завдання по даному документу.
· Поле «Хто веде» також є обов'язковим і містить інформацію про працівника відділу контролю, який контролює виконання цього документа. Дані цього поля можуть бути встановлені за умовчанням через налаштування системи.
· Поле «Вид контролю» обов'язкове і необхідно для введення виду контролю. Вибір даних цього поля проводиться з класифікатора.
· Поле «Дата коригування» заповнюється автоматично при внесенні змін у строки виконання завдань при роботі з виконавцями і відображає дату внесення змін.
· Поле «Примітка» не обов'язково для заповнення.
. 3. У нижній частині реєстраційної картки документа розташовані вкладки «Кореспондент», «Першоджерело», «Вкладення», «Дело», «Спеціальна».
Вкладки «Кореспондент», «Першоджерело», «Вкладення» і «Спеціальна» необов'язкові для заповнення. Вкладка «Дело» обов'язкове для заповнення і призначена для зміни номера справи, в якому зберігаються електронний документ та додаткова інформація про справу. При заповненні поля «Номери справи» користувач повинен вибрати тільки індекс номера з класифікатора «Номенклатура справ». Значення поля «Кому передано» вибирається з класифікатора. Решта складових номера електронної справи, дата створення справи та її найменування формуються автоматично. При внесенні додаткової інформації автоматично заповнюється вікно «Дата коригування».
Після того, як інформація про конкретний документі буде занесена в поля екрану «Первинне введення документа», необхідно натиснути кнопку F2 або клацнути на кнопку «Зберегти». Після збереження в полі «Реєстраційний номер» з'явиться значення, в останньому рядку екрану додадуться кнопки «Введення нового завдання», «Зведення по документу» і нова вкладка «Завдання», а у верхньому правому куті екрану «Первинне введення документа» з'явиться позначка «До виконанню ». Повне значення атрибуту «Реєстраційний номер» документа формується в момент запису картки документа в базу даних і має наступну структуру: nnnnnnn/рр, де: nnnnnnn - порядковий номер документа (наскрізний лічильник), рр - дві останні цифри року реєстрації.
Після збереження документа можна переходити до введення завдання по ньому: після збереження з'явиться додаткова вкладка «Завдання». Вся інформація по документу заноситься в поля вкладки після введення завдань і виконавців по документу. Дана вкладка призначена для перегляду інформації про всіх завданнях по кнопці «Робота із завданням» і поповненні інформації по кнопці «Введення нового завдання». При виборі кнопки «Видалити завдання» виконується перевірка наявності виконавців. Якщо виконавці вже введені, то видалення завдання з усіма виконавцями доступно тільки адміністратору системи. Якщо завдання необхідно видалити, то спочатку треба видалити всіх виконавців завдання.
Завдання до пункту 2:
. Створіть інформацію про документ. У вікні первинного введення документа заповните усі обов'язкові поля, в т.ч. «Дата видання документа» і «Поточний термін виконання». Призначте «Контролером» і «Хто веде» будь-яких виконавців з класифікатора. Форма документа - Наказ. Заповніть вкладку «Дело». Залиште інформацію про конкретний документі.
? Зробіть скріншот екрану «Робота з документом» із заповненою верхньою частиною, із заповненою нижньою частиною (у вкладці «Дело») картки документа, з реєстраційним номером документа і з відміткою «До виконання». Додайте його в свій звіт по роботі. ...
