анку повинні відповідати ГОСТ 6.38-11 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
В основі розробки уніфікованих текстів документів лежить метод виділення постійної і змінної інформації. Постійна інформація - повторювана, загальна для все документів уніфікуючих сукупності, змінна - інформація, індивідуальна для кожного конкретного документа. У уніфікованою формою документа фіксується постійна інформація, зміннавноситься при складанні документа у відведені для цього поля.
Формою представлення уніфікованого тексту може бути: трафарет, таблиця, анкета. В одному тексті допускається поєднувати різні форми подання, наприклад текст у формі трафарету і таблиці.
Трафарет - форма представлення граматично зв'язного тексту, що містить постійну інформацію і прогалини, призначені для заповнення їх змінною інформацією [5, с. 45].
Таблиця - форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, що є характеристикою ряду об'єктів за певним набором ознак.
Таблиці використовуються, як правило, для?? Представленої інформації, що є результатом аналізу та узагальнення, або облікової інформації.
Таблиця має два рівні членування тексту: вертикальний - графи і горизонтальний - рядки. Найменування об'єктів, інформація про які міститься в таблиці, розташовуються в боковику таблиці - крайній лівій частині таблиці, найменування ознак, за якими характеризуються об'єкти опису, - в заголовках граф, інформаційні показники (змінна частина табличного тексту) - у центральній частині таблиці, в осередках , утворених перетинанням рядків і граф:
Графи таблиці можуть містити підзаголовки. Тема рядків, заголовки і підзаголовки граф формулюються у вигляді слова або словосполучення з головним словом в називному відмінку. У заголовках і короткий зміст рядків і граф таблиці допускається застосовувати загальноприйняті скорочення та умовні позначення: кол-во-кількість, од. ізм.- Одиниця виміру, №,%.
Показники таблиці - мінлива інформація, заповнюються цифровою інформацією, але при необхідності можуть вноситися і словесні позначки,
При складанні таблиць не рекомендується в окрему графу виділяти порядковий номер, при необхідності нумерації об'єктів опису номер по порядку проставляється безпосередньо в першій графі, перед назвою.
Анкета - форма представлення тексту, що містить характеристику одного об'єкта за певним набором ознак.
Постійної інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, конкретної - їх показники. Текст у формі анкети будується за принципом «питання - відповідь». «Питання» анкети повинні складатися з коротких словосполучень або слів у називному відмінку [13, с. 331].
Приклад:
Прізвище __________________________
Ім'я ______________________________
По батькові _________________________
Місце рожденія___________________
Дата рожденія_____________________
Пол______________________________
Освіта ______________________
Альбом форм, як і Табель форм доку...
