ментів, затверджується керівником організації [4, с. 36].
Альбом форм документів, що застосовуються в організації, повинен бути представлений у двох варіантах: паперовому, який у якості зразка зберігається в Службі діловодства організації (канцелярії), та електронної копії, яка зберігається в підрозділі, що відповідає за розробку і застосування в діяльності організації Табеля і Альбому форм документів. Електронна версія Табеля і Альбому форм документів має бути на кожному автоматизованому робочому місці.
Таким чином, альбом форм документів містить форми документів, включені в Табель, і закріплює результати проведеної уніфікації складу і форм документів організації за функціями управління. Уніфіковані форми документів групуються в Альбом форм, порядок їх розташування повинен відповідати Табелю форм документів.
3. Переліки документів із зазначенням термінів зберігання
У діяльності організацій утворюються документи, які мають різні терміни зберігання: постійний, довгостроковий (понад 10 років) і тимчасовий (до 10 років включно). Термін зберігання документа залежить від того, наскільки важлива інформація, що міститься в ньому.
Терміни зберігання визначаються за переліками документів зі строками зберігання.
Розрізняють два види переліків: типові та відомчі.
Типові переліки містять документи, типові для всіх організацій.
Відомчі переліки включають документи, що відображають специфічні функції організацій певної галузі.
Переліки використовуються як основні нормативних документів при визначенні термінів зберігання і відборі архівних документів для їх подальшого зберігання або знищення.
Переліки використовуються також при складанні номенклатур справ та формування документів у справи.
Типові переліки та їх застосування
В даний час діє два типових переліку:
? Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання. Містить типові документи, що утворюються під час документування однотипних загальних для всіх управлінських функцій, виконуваних організаціями.
? Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічної і виробничої діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання. Включає типові архівні документи про наукову, науково-технічної, виробничо-технічної, проектної та будівельної діяльності організацій.
Строки зберігання документів, зазначені в переліках, поширюються на всі організації незалежно від того, надходять їх документи на зберігання до архівних установ чи ні.
Постійний термін зберігання застосовується тими організаціями, документи яких надходять на державне або муніципальне зберігання.
Організації, які не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, зберігають документи постійного строку зберігання за переліками.
Державні, муніципальні організації зберігають документи не менше 10 років, після чого організація сама приймає рішення про необхідність їх подальшого зберігання або знищення. Подальший термін зберігання документів визначається відпов...
