ентів, що відображають стійку практику документування, застосування яких засноване на сформованій традиції. В останньому випадку форми документів включаються в Табель тільки після їх застосування і проведення відповідної уніфікації. Всі відібрані форми документів класифікуються згідно з переліком (класифікатором) функцій організації, після чого відомості про форми вносяться у відповідні графи Табеля.
У розділах і підрозділах Табеля форми документів розташовуються в порядку їх значимості: від загального до приватного або від найбільш значущих до менш значущим. Наприклад, у розділі «Регулювання діяльності», підрозділі «Інформаційне забезпечення діяльності» спочатку вказуються протоколи, акти, аналітичні довідки, доповідні записки, потім довідки інформаційного характеру, листа [5, с. 44].
У міру необхідності в альбом уніфікованих форм документів відділу щороку вносяться зміни і доповнення. Альбом уніфікованих форм документів відділу набирає чинності з 1 січня наступного календарного року після затвердження.
2.3 Альбом форм документів
Альбом форм документів організації - це збірка еталонних уніфікованих форм документів, що застосовуються для документування діяльності організації [4, с. 34].
Уніфікована форма документа - це бланк з реквізитами, обов'язковими для конкретного різновиду документа, і уніфікованим текстом.
Доцільно Альбом форм документів розробляти одночасно з підготовкою Табеля форм документів і розглядати Альбом форм як доповнення до Табелю, хоча роботи з уніфікації форм документів можуть вестися і незалежно від розробки Табеля форм документів.
Мета розробки Альбому форм документів - регламентація форми і змісту документів, що використовуються в діяльності організації.
Розробка Альбому форм документів передбачає уніфікацію документів організації. Уніфікація форм документів полягає в:
? визначення інформації, необхідної і достатньої для вирішення конкретних завдань управління;
? встановленні оптимального набору реквізитів і показників для кожної форми документа, виключення дублюючих і невикористовуваних показників;
? уніфікації тексту документа.
Розробка уніфікованих форм документів включає наступні етапи:
? формування об'єкта уніфікації - вихідного масиву документів з управлінських функцій і завданням (відповідно до Табеля форм документів);
? аналіз документів та узагальнення результатів аналізу;
? розробка еталонних зразків уніфікованих форм і формування Альбому форм документів.
Уніфікації можуть піддаватися всі створювані в організації види та різновиди документів, незалежно від частоти їх повторюваності. Для розробки уніфікованих форм документів використовуються зразки документів, що відклалися в архіві організації, і карти документів, отримані в процесі підготовки Табеля форм документів, при цьому для кожної типової ситуації має бути відібрано не менше 3-5 зразків документів. Збільшення кількості вихідних зразків документів підвищує надійність розроблюваної уніфікованої форми.
Склад реквізитів уніфікованих форм документів і послідовність їх розміщення на бл...
