документах використовувалися поєднання різних форми подання.
В основі розробки уніфікованих текстів документів лежить метод виділення постійної і змінної інформації. Постійна інформація - повторювана, спільна для всіх документів уніфікуючих сукупності, змінна - інформація, індивідуальна для кожного конкретного документа. У уніфікованою формою документа фіксується постійна інформація, зміннавноситься при складанні документа у відведені для цього поля.
Розробляючи альбом уніфікованих форм документів необхідно простежити рух документів від надходження клієнта на обслуговування до кінцевого виконання замовлення клієнта.
Першим документом, який складається при прийомі клієнта повинно бути фіксування відносин між замовником і виконавцем, тобто договір. На даний момент в організації не існує чітко виробленої форми договору для постачання обладнання та для технічного (сервісного) обслуговування обладнання. Для спрощення процедури фіксації товарно-грошових відносин було прийнято рішення розробки загального клієнтської угоди на поставку обладнання та надання послуг (дивитися додаток Б). У даному документі фіксуються загальні положення товарно-грошових відносин між ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія» і «Замовником». У ньому прописані процедури оформлення замовлень, процедури оплати (пункт 2), процедури надання продукції (пункт 4) та послуг (пункт 6), а так само процедура розірвання клієнтської угоди (пункт 10). Так само в клієнтська угода включені такі пункти як: відповідальність сторін (пункт 9), гарантії надаються ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія» «Виконавцю» (пнукт8), а так само враховуються форс-мажорні обставини (пункт 11). У даному угоду слід вказати лише реквізити контрагента, що значно скорочує час, що витрачається на оформлення документа. Клієнтська угода складається у двох примірниках, підписується обома сторонами і є основним документом, що засвідчує висновок товарно-грошових відносин між ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія» і «Замовником».
Розробка такого виду фіксації основних положень товарно-грошових відносин дозволяє спростити систему документообігу в організації, уніфікувати документи з різних видів обслуговування клієнтів.
У продовження розробки клієнтської угоди вся змінна інформація необхідна для укладення товарно-грошових відносин з клієнтом оформляється додаткова угода. З урахуванням специфіки роботи ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія» необхідно враховувати чотири види основних договорів становила в організації:
- довгостроковий договір на поставку обладнання;
- довгостроковий договір на технічне обслуговування;
- одноразовий договір на поставку обладнання;
- одноразовий договір на технічне обслуговування обладнання.
Відповідно до цього розроблені додаткові угоди відповідають вимогам діяльності організації.
Додаткова угода на надання послуг (див. Додаток В) відображає ключові моменти у взаєминах «Замовника» і «Виконавця» в області технічного обслуговування обладнання.
Додатковою угодою присвоюється окремий номер в першій частині, якій фіксується номер клієнтської угоди, до якого він прикріплюється, а через слеш порядковий номер самого доповнення. Наприклад, №101/1, де 101 - номер клієнтської угоди, а 1 - порядковий номер додаткової угоди. Відповідно наступний номер додаткової угоди даного клієнта буде - №101/2.
При оформлення даного додаткової угоди заповнюються поля пункту 2 «Умови оплати», а саме терміни оплати, так само для постійних клієнтів передбачається заборгованість, ліміт якої зазначено у цьому пункті. У пункті 3 «Термін дії» заповнюється поле закінчення терміну дії даного додаткової угоди. У пункті 5 вносяться реквізити контрагента. Дана додаткова угода складається у двох примірниках, підписується обома сторонами і є невід'ємною частиною клієнтської угоди.
До такого виду клієнтського угоду прикріплюється прайс-лист по клієнтському обслуговуванню технічного обладнання (див. Додаток Г). Документ має табличну форму, складається канцелярією, затверджується Генеральним директором один раз на квартал.
У зміст таблиці входять:
- основні види послуг що надаються сервісним центром;
- терміни їх виконання;
- відповідальні особи уповноважені виконувати даний вид роботи;
- вартість послуг, і способи їх розрахунку.
Для оперативного пошуку запасних деталей до обладнання, що підлягає технічному обслуговуванню і для полегшення зв'язку між «Замовником» і майстром приймаючим заявку на виїзд для огляду ...
