обладнання, постійним клієнтам необхідно надати інформацію для заповнення опису обладнання, що підлягає технічному обслуговуванню (див. Додаток Д).
Опис представлена ??у вигляді табличної форми документа, зі стовпцями, що містять інформацію:
- кожного обладнання, що знаходиться в користування клієнта присвоюється номер мітки обслуговування, для полегшення роботи майстра і прискорення пошуку необхідних комплектуючих для пристрою;
- найменування, марка, модель, рік випуску об'єкта дозволяють оперативно і точно підбирати необхідні комплектуючі;
- користувач і його контактна інформація дозволять оперативно підтримувати віддалену зв'язок і обслуговувати на віддаленому відстань.
Юридичну силу документом надають підписи представників «Замовника» і «Виконавця», які отримали права на здійснення операції за коштами виданої довіреності складеної у вільній формі. Опис складається в двох примірниках і є невід'ємною частиною складеного клієнтської угоди між сторонами товарно-грошових відносин.
При оформлення пакету документів на технічне обслуговування клієнту для прискорення передачі інформації про технічні неполадки пропонується заповнити форму заявки (див. Додаток Е) або шляхом самостійного заповнення форми заявки, яку прикріплюють до загального пакету документів складаються при підписанні клієнтського угоди, або, зв'язавшись по телефону і відповівши на питання майстра, який сам заповнить необхідні поля в заявки, щоб зрозуміти яку проблему необхідно буде усунути на місці виїзду.
Заявка має уніфікований вид анкети, в якій заповнюються такі поля:
- прізвище та ініціали клієнта;
- контактний номер телефону;
- адресу, на яку майстру безпосередньо належить зробити виїзд;
Далі заповнюється коротка характеристика об'єкта, що потребує технічному обслуговування:
- номер мітки обслуговування, яка присвоюється при складання опису обладнання, що підлягає технічному обслуговуванню, при складання клієнтської угоди;
- найменування об'єкта, рік випуску, марка об'єкта, модель;
- для якісного обслуговування і можливого проведення інструктажу майстру так само необхідно знати кількість людей мають доступ до обладнання, що підлягає технічному обслуговуванню;
- так само для проведення ремонтних робіт майстер повинен з'ясувати чи має обладнання, необхідне технічне обслуговування підключення до локальної мережі;
- у формі заявки передбачені поля для внесення додаткової інформації, яку клієнти вважають за потрібне передати майстру перед його виїздом на місце обслуговування.
Обов'язковими полями для заповнення форм заявки є:
- дата заповнення;
- дата прийняття до виконання;
- дата виїзду майстра на місце технічного обслуговування обладнання.
Ці поля дозволяють відстежити оперативність виконання заявок клієнтів.
Юридичну силу заявці надають підписи представників «Замовника» і «Виконавця», яким делегували права шляхом оформлення довіреності у вільній формі.
Після огляду обладнання майстром складається дефектна відомість (див. Додаток Ж). У ній зазначаються:
- мітка обслуговування обладнання, що привласнюється арії складання опису обладнання підлягає технічному обслуговуванню;
- найменування обладнання;
- дії, які необхідно вжити для усунення технічної несправності обладнання.
Дефектна відомість складається в двух примірниках, підписується представниками обох сторін, які віддаються повноваження шляхом видачі довіреності складеної у вільній формі.
Після оформлення дефектної відомості, майстром, які виїхали за заявкою клієнта, складається акт прийому-передачі на технічне обладнання (див. Додаток І) яке не підлягає ремонту за місцем обслуговування, а вимагає доставки його в сервісний центр.
Документ акту прийому-передачі складено з використанням одночасно трафаретного і табличного виду.
У трафаретного частині вказуються відповідальні сторони, що беруть участь в процесі прийому-передачі технічного обладнання, а також число передачі даного обладнання.
У табличній частині описуються основні характеристики переданого устаткування:
- номер мітки обслуговування, наданий цьому технічному устаткуванню під час складання опису обладнання підлягають технічному обслуговуванню;
- найменування обладн...
