кументів було вирішено впровадити табель, для спрощення первісного впровадження альбому в роботу з клієнтами.
Табель форм документів - перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, за характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки та проходження.
Табель є:
- довідником, що містить у впорядкованому вигляді найменування форм документів, що використовуються в діяльності відділу;
- довідником, що дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів;
- довідником оптимізації документообігу (оскільки містить основні етапи підготовки документів);
- довідником контролю над діяльністю виконавців;
- довідником обліку форм документів, виключаючи можливість появи непередбачених форм документів.
Табель вирішує наступні завдання:
- оптимізація складу застосовуваних в організації форм документів та їх закріплення в єдиному нормативному документі;
- класифікація застосовуваних у діяльності відділу форм документів за функціями та завданням управлінської діяльності;
- уніфікація складу та форм управлінських документів, скорочення застосовуваних форм документів, виключення з форм документів дублюючих показників;
- уніфікація і нормативне закріплення процедури підготовки управлінських документів у відділі;
- впорядкування в цілому документаційного забезпечення відділу з метою підвищення ефективності використання комп'ютерних інформаційних технологій та оптимізації документообігу.
Табель форм документів є нормативним документом обов'язковим для застосування всіма працівниками відділу.
Таблиця 4 - Табель уніфікованих форм документів по роботі з клієнтами ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія».
Найменування форми документаКем і коли утвержденПеріодічность составленіяСоставітельВнутреннее согласованіе12345Кліентское соглашеніеПо міру необходімостіЮріст отделаДополнітельное угоду на надання услугПо міру необходімостіЮріст отделаДополнітельное угоду на поставку оборудованіяПо міру необходімостіЮріст отделаДополнітельное угоду на одноразове надання услугПо міру необходімостіЮріст отделаДополнітельное угоду на одноразову поставку оборудованіяПо міру необходімостіЮріст отделаСчет на оплатуФедеральному Законом від 21.11.1996 р №129-ФЗ (ред. від 28.09.2010 р) «Про бухгалтерський облік» У міру необходімостіТоварная накладна (Уніфікована форма N ТОРГ - 12) Постанова Держкомстату РФ від 25.12.1998 №132По міру необходімостіАкт про надання услугФедеральному Законом від 21.11.1996 р №129-ФЗ (ред. від 28.09.2010 р) У міру необходімостіСчет-фактураПостановленіе Уряду РФ від 02.12.2000 р №914По міру необходімостіПрайс-лист по клієнтському обслуговуванню технічного оборудованіяОдін раз в кварталГенеральний діректорЗаявка на поставку оборудованіяПо міру необходімостіГенеральний діректорОпісь обладнання підлягає технічному обслужіваніюПо міру необходімостіГенеральний діректорЗаявкаПо міру необходімостіГенеральний діректорАкт - прийому передачіПо міру необходімостіГенеральний директор
Ведення Табеля уніфікованих форм документів здійснює відділ під методичним керівництвом загального відділу.
У процесі ведення Табель може доповнюватися знову затвердженими і введеними в дію формами документів, включення яких повинно грунтуватися на практичній доцільності. В останньому випадку, відділ, що пропонує нову форму, повинен дати відповідне обгрунтування. Включення в Табель нових форм документів допускається тільки при їх затвердженні начальником відділу.
З метою підтримання табеля уніфікованих форм документів відділу в актуальному стані в нього можуть вноситися зміни і доповнення в наступних випадках: при зміні законодавства РФ; виданні нормативних актів вищих органів; виданні розпорядчих документів Управління; організаційних, структурних та функціональних змін у діяльності відділу; запровадження нових або зміну існуючих показників, реквізитів і форм документів. Зміни та доповнення вносяться протягом календарного року та вводяться в дію після затвердження нової редакції Табеля уніфікованих форм документів начальником Управління з 1 січня наступного календарного року.
Розробка альбому уніфікованих форм документів . У ході оцінки документообігу по роботі з клієнтами була виявлена ??необхідність спрощення форм зв'язку з клієнтами, постановка на уніфікований вигляд.
Формою представлення уніфікованого тексту може бути: трафарет, таблиця, анкета. У розроблених ...
