До форм пред'являються підвищені вимоги по дизайну. Тому всі елементи форми повинні бути вирівняні. Для цього елементи виділяються протягуванням миші по вертикальній лінійці, а потім виконується команда Формат В® Вирівняти (або команда Вирівняти з контекстного меню) або по лівому краю, або по верхньому і т. д. При переміщенні елемента за допомогою миші необхідно покажчик миші встановити на маркер верхнього лівого кута виділеного елемента, щоб покажчик прийняв форму вказівного пальця. Якщо покажчик має форму долоні, то поле перетягується одночасно з приєднаною написом або одночасно переміщаються всі виділені елементи.
Звіти
Створення звітів
Основне призначення звітів - це висновок даних у вигляді вихідного друкованого документа. Звіти, так само як і форми, можна створювати за допомогою конструктора або майстра звітів . Використовується також автоматичне створення звітів. Послідовність дій при формуванні звіту за допомогою Майстри така ж, як і при створенні форми. Додатковими є два кроки: додавання рівня угруповань і завдання необхідного порядку сортування. Додавання рівня угруповання дозволяє виводити записи, об'єднані за обраними полям. Наприклад, при завданні рівня угруповання по полю Посада записи будуть згруповані по конкретному значенням цього поля, тобто спочатку будуть виводитися на екран бригадири, потім інженери, потім майстри і т. д. Access автоматично сортує дані по групують полям, а всередині групи можна також задати сортування по будь-якому з полів, що входять до групи. По кожній з груп при необхідності можна підбивати підсумки. Для отримання підсумкових значень за числовим полям необхідно після додавання рівня угруповання в діалоговому вікні Створення звітів клацнути на кнопці Підсумки , після чого для відповідного числового поля вибрати необхідні функції. При виборі функції Sum (суми) для будь-якого поля Access не тільки автоматично підрахує суму значень для кожної групи, а й підведе підсумки за всіма записами вибраного поля. Програма передбачає висновок як даних (Записів) і підсумків, так і тільки підсумків. Якщо не заданий рівень групування, то кнопка Підсумки стає недоступною.
З режиму перегляду користувач може скопіювати звіт у вигляді окремого файлу текстового редактора Word або електронної таблиці Excel. Для цього необхідно натиснути на кнопці Зв'язки з Office , розташованої на панелі інструментів Попередній перегляд .
Зміна структури звіту
Структура звіту відрізняється від структури форми тільки великою кількістю розділів. Крім р...
