рення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях. Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних документам (так як він містить інформацію про хід обговорення будь-яких управлінських питань), а з іншого - протоколи містять постановчу частина, і, таким чином, можуть розглядатися як розпорядчі документи.
Протоколи засідань, створювані в управлінській діяльності організацій, слід відрізняти від протоколів слідчих, деяких адміністративних органів та органів охорони громадського порядку (наприклад, протокол дорожньо-транспортної пригоди), а також протоколи договірного типу (наприклад, протоколи узгодження ціни і т.д.).
Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів, колегій федеральних органів виконавчої влади та муніципальних органів управління, вчених, технічних, методичних рад та тимчасових колегіальних органів (конференцій, зборів, нарад, засідань, переговорів, зустрічей і т . д.). Обов'язковому протоколювання підлягають зборів акціонерів, засідання рад директорів.
Протокол оформляється на основі записів, які ведуться секретарем (помічником керівника, референтом) під час засідання, наради, збори. У ньому відбиваються найсуттєвіші виступи, зауваження, пропозиції. Метою будь-якого дорадчого заходу є колегіальне прийняття управлінських рішень. В обов'язковому порядку вони повинні бути зафіксовані в протоколі. Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу: коротка, повна або стенографічний.
Юридичну силу акт набуває в тому випадку, коли його підписали всі члени комісії або всі особи, що брали участь у його складанні. Особа не згідне із змістом тексту акта, зобов'язана підписати його із «застереженням» про свою незгоду. Якщо відсутній підпис хоча б одного члена комісії, то акт не має юридичної сили.
Текстова частина довідки повинна бути оформлена заголовком до тексту. Зазвичай він відповідає на питання: «Про що?» (Про доходи працівника; про виконання плану виробництва тощо). Текст довідки, як правило, складається з двох частин: вступної (у ній викладають факти, які служать підставою для складання довідки) та констатує (в ній наводять конкретні відомості, що відображають суть питання). Текст довідки може складатися тільки з однієї частини. Довідка може бути оформлена у вигляді таблиці. Довідка повинна бути підписана упорядником та іншими посадовими особами, підписи яких повинні бути присутніми в документі. Зовнішні довідки підписує керівник організації або його заступник, внутрішні - керівник структурного підрозділу та упорядник. Фінансові довідки підписує керівник та головний бухгалтер, їх запевняють круглої або гербовою печаткою організації.
Доповідна записка - це документ, адресований керівникові даної або вищестоящої організації, містить грунтовний виклад якогось питання з висновками і пропозиціями укладача. Доповідна записка інформує керівництво про які мали місце факти, події, явища ситуації, що склалася, вимагає прийняття управлінського рішення. Даний документ готується як за ініціативою самого працівника, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти певне рішення. Доповідні записки бувають зовнішні і внутрішні.
